Fondée en 2010, Optim Office opère depuis 2012 sous le statut de l’EURL. Notre intervention auprès des entreprises s’inscrit dans le cadre d’un contrat commercial qui encadre la réalisation de travaux, centrés sur le soutien administratif et commercial. Toutefois, il arrive que des professionnels nous contactent pour des prestations de support que nous déclinons pour les raisons présentées ci-après.
Comptabilité
En France, l’exercice de la comptabilité est régi par l’ordonnance n°45-2138 du 19 septembre 1945 portant institution de l’ordre des experts-comptables et réglementant le titre et la profession d’expert-comptable.
Pourtant il n’est pas rare que des entreprises ou des indépendants contactent des prestataires de services pour l’externalisation de certains travaux de comptabilité, ignorant que ceux-ci relèvent du monopole de la profession d’expert-comptable. La pratique illégale de la comptabilité commence dès la saisie des écritures. Elle est passible d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende.
Les travaux ci-dessous peuvent être externalisés à un prestataire de services de support:
- Interface avec le comptable (collecte et transmission des documents)
- Administration des ventes (établissement des devis et des factures, suivi des règlements, relance des impayés)
- Etablissement des notes de frais
- Rapprochement bancaire, pointage des règlements
- Suivi des tableaux de bords
- Gestion des factures fournisseurs
Community management
La gestion de la présence d’une marque, d’un produit ou d’un service sur le web monopolise des compétences et un savoir-faire spécifique comme ceux de développer la notoriété, fédérer et gérer des communautés d’internautes ou produire du contenu.
Les domaines d’expertise d’Optim Office se concentrent sur la gestion commerciale et administrative. Dans ce cadre, nous prenons en charge des travaux de soutien administratif (office-management, secrétariat, retranscription audio, rédaction et PV de réunions) et commercial (prospection commerciale, prise de rendez-vous qualifiés, administration des ventes). En revanche, nous n’assurons pas la publication de contenu sur les réseaux sociaux ou tous autres travaux relevant d’un gestionnaire de communités sur le web.
Référencement de site web
Le SEO, acronyme pour Search Engine Optimization, est un ensemble de techniques visant à améliorer le référencement d’un site web par les moteurs de recherche (Google, Bing…) et amener du trafic qualifié.
Le référencement naturel est un domaine complexe qui fait appel à des compétences variées.
Optim Office ne propose pas à ses clients de rédaction web, de recherches de mots-clés, d’optimisation de pages web ou tout autres prestations relative à l’optimisation d’un site web pour les moteurs de recherche.
Pour l’optimisation du site web d’Optim Office, j’ai choisi de souscrire, il y a quelques mois, un abonnement chez Ubersuggest que je conseille à tous ceux qui souhaitent améliorer de manière autonome le référencement de leur site web. Toutefois il est inutile d’occulter le fait que les opérations d’optimisation prennent du temps. Si vous pensez ne pas pouvoir en dégager, mieux vaut envisager de les externaliser à une agence SEO.
Maintenance WordPress
La performance d’un site web est importante à double titre, pour les personnes qui le visitent d’une part, et pour son bon référencement par les moteurs de recherche, d’autre part.
Une site web propulsé par le logiciel Open Source WordPress nécessite une maintenance que certains professionnels peuvent vouloir confier à une prestataire externe lorsqu’ils ne disposent pas de ressources en interne. La prise en charge de ces prestations ( gestion des mises à jour, monitoring du bon fonctionnement , backup, améliorations techniques… ) nécessite là aussi des compétences techniques, qu’il est impératif de déléguer à un spécialiste. Nous n’intervenons jamais sur le site web de nos clients et déléguons à un prestataire externe la maintenance du site web d’Optim Office.
Permanence téléphonique
Dans le monde professionnel, les assistantes de direction sont chargées du filtrage des appels téléphoniques. Optim Office, qui propose des services d’office-management et de secrétariat, est ponctuellement sollicités par des entreprises mais aussi des professions libérales et des artisans pour des demandes de traitement d’appels téléphoniques entrants. La satisfaction de tels besoins nécessite une organisation spécifique et des ressources qui ne sont pas les nôtres. Aussi, renvoyons-nous systématiquement vers des entreprises spécialisées dans les prestations de standard téléphonique.
Prestations de support aux entreprises et aux associations délivrées par Optim Office :
- Support commercial pour les TPE-PME
- Support pour les associations
- Support pour les entrepreneurs web
- Support administratif pour les TPE-PME
