L’externalisation de prestations commerciales et administratives permet aux entreprises et aux organismes de gagner en efficience économique et opérationnelle en bénéficiant de nouveaux talents sans les contraintes liées au recrutement d’un salarié.
Depuis 2010, Optim Office délivre des prestations de soutien administratif et commercial. Ses clients sont des entreprises (grandes et petites), des associations et des organismes publics dont les besoins en matière d’externalisation sont sensiblement différents. Chaque projet dont ils nous confient la réalisation est unique et se distingue par le niveau d’expertise, le volume de travail induit, la fréquence (projet unique ou externalisation dans la durée) et le degré d’urgence.
Notre domaine de compétences est pluridisciplinaire. Les prestations les plus demandées au cours de l’année 2022 s’établissent comme suit :
Assistance commerciale : prospection commerciale
Nous accompagnons les entreprises dans leur prospection commerciale en leur apportant un flux régulier de rendez-vous avec des décideurs ciblés..
La technique de prospection que nous proposons combine l’email (message personnalisé) et le phoning.
Nos solutions répondent aux problématiques des dirigeants et managers qui souhaitent recentrer l’activité de leur force de vente sur les tâches relatives à la négociation et la vente en déléguant à une force de vente supplétive la prise de rdv qualifiés
Rédaction de procès-verbaux de réunions
Les entreprises, associations et organismes publics recourent à nos services en matière de rédaction de comptes rendus de réunions (CSE, CA, CHSCT, CT…). Ils nous adressent l’enregistrement audio à partir duquel nous réalisons la retranscription écrite de l’enregistrement avant de rédiger le compte rendu, conformément aux dispositions agréées dans le cahier des charges. Nos clients disposent in fine du PV et du verbatim.
Mise en forme de présentations Powerpoint
La mise en forme de dispositives PPT prend du temps. Elle figure au nombre des tâches de support qu’un dirigeant, un manager, un formateur et un commercial peuvent vouloir externaliser. Optim Office prend en charge leurs besoins dans ce domaine, qu’il s’agissent d’importer des diapositives dans un nouveau modèle, mettre en forme et animer le diapositives.
Gestion de projet administratif – Secrétariat
Certains de nos clients nous confient la gestion de projet administratif ou délèguent des travaux de secrétariat bénéficiant ainsi, à raison de quelques jours par mois, de services particularisés.
Les tâches externalisées dans ce cadre vont de la préparation d’une assemblée générale ou celle d’un conseil d’administration à la gestion d’une messagerie électronique, la facturation, l’archivage, la gestion du courrier, la préparation et l’envoi de newsletter, l’administration des achats, la gestion des fournisseurs…
Optim Office est basé à Toulon (depuis mars 2023) mais ses prestations s’adressent aux professionnels, quelle que soit leur localisation géographique.
Contactez-nous dès maintenant pour bénéficier de services à la carte !
