Depuis plusieurs années déjà, il n’est plus besoin de travailler au bureau pour être efficace et il n’est plus nécessaire de supporter les contraintes et les charges liées à l’embauche d’un collaborateur pour bénéficier de services de gestion et de secrétariat.
A l’ère du numérique, la collaboration à distance avec une assistante indépendante permet aux entreprises et aux associations de gagner en efficience. Toutefois, la délégation de tâches auprès d’un prestataire externe comporte quelques étapes. La première est fondamentale : il s’agit de l’expression de votre besoin.
La fortune que l’on acquiert est en raison des besoins que l’on se crée.”
Honoré de Balzac
L’expression des besoins de gestion & secrétariat
Avant de formuler une demande de devis auprès de prestataires spécialisés dans les services en gestion, secrétariat et retranscription audio, il est important que vous ayez déjà :
- défini les critères sur la base desquels vous allez arrêter votre choix sur un prestataire
- dressé la liste des tâches que vous envisagez d’externaliser.
Pour cela, posez-vous la question de savoir si vous souhaitez :
- travailler avec une assistante de direction indépendante ayant une parfaite connaissance du monde de l’entreprise ;
- bénéficier des services d’un spécialiste du soutien commercial pour vous aider dans le cycle de vente, de la prospection commerciale à l’administration des ventes ?
- avoir recours à une télésecrétaire pour l’établissement des notes de frais et autres travaux de secrétariat ?
- déléguer à une rédactrice retranscriptrice la conversion de vos enregistrements audio en documents Word.
- solliciter une secrétaire indépendante ponctuellement ou bien externaliser régulièrement des prestations sur une plage horaire pré-définie ?
