Services d’externalisation : ils ne sont pas faits pour tout le monde – et c’est très bien ainsi.

À force de lire des offres de services « adaptables à tous les besoins » ou « conçues pour tous les professionnels », on finirait presque par oublier une vérité simple : vouloir plaire à tout le monde, c’est souvent ne convenir à personne.

Chez Optim Office, nous avons fait un choix différent : celui de la clarté, de la spécialisation et du respect mutuel.

Nos services d’externalisation administrative, commerciale et digitale ne sont pas faits pour tout le monde. Et nous l’assumons pleinement.

1. – L’externalisation : pas une solution miracle, mais un levier structuré

Si vous cherchez une baguette magique pour résoudre le chaos administratif d’une structure mal organisée ou espérez que l’on vous promette d’obtenir 15 rendez-vous commerciaux qualifiés en une semaine, vous serez déçus.

Nos services couvrent 4 grands domaines clés : 

Accompagnement administratif externalisé pour entreprises et associations 

Instruction et suivi de dossiers, traitement des emails, préparation des réunions (comptes rendus, convocations), gestion du courrier, archivage des documents…

Pour une association organisant une assemblée générale, nous prenons en charge toute la logistique administrative, ce qui libère du temps au bureau pour se concentrer sur le contenu et la mobilisation des membres.

Lien vers nos prestations de secrétariat externalisé pour les associations → Lien vers nos services administratifs pour les TPE-PME →

Accompagnement commercial et prospection btob externalisée pour les TPE-PME :

Prospection ciblée, suivi des clients, relances, administration des ventes.

Pour une PME en croissance, nos services de prospection commerciale externalisée permettent de qualifier les leads… les leads, formuler des demandes de rendez-vous, réaliser du phoning, prendre des rendez-vous ciblés, maximisant ainsi les chances de conclure des ventes sans surcharger l’équipe commerciale.

Lien vers nos services de prise de rendez-vous qualifiés pour les TPE-PME →

Lien vers les services d'administration des ventes →

Communication digitale et production de contenu pour les TPE-PME

Production de contenu (newsletter, visuel, article de blog) . 

Nous produisons et diffusons vos contenus afin d’amplifier votre visibilité en ligne et générer de nouvelles opportunités de croissance.

En savoir plus sur les services de communication digitale →

Accompagnement OBM pour les professions libérales et les indépendants

L’OBM (Online Business Manager) est un véritable gestionnaire d’affaires en ligne, qui agit comme un bras droit stratégique auprès des professions libérales et des indépendants tournés vers la croissance.
Il prend en main la coordination de l’administratif, du commercial et du digital, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier, développer vos clients et faire évoluer votre activité. En savoir plus sur l'accompagnement par un OBM (gestionnaire d'affaires en ligne) →

2. – Quand l’externalisation n’est pas la bonne solution (et pourquoi c’est normal)

En 15 ans d’exercice, nous avons croisé une grande diversité de dirigeants et managers — parfois extraordinairement inspirants, parfois déroutants, souvent révélateurs de ce que la gestion du quotidien peut produire de plus… inattendu.

Et certains enseignements sont clairs : certaines collaborations ne fonctionnent pas. Pas par mauvaise volonté, mais parce que les attentes, les méthodes ou les moyens sont tout simplement incompatibles.

Quelques exemples concrets :

• Ceux qui refusent de déléguer mais veulent « qu’on se débrouille » malgré tout, tel cet entrepreneur individuel qui transmet des mails vagues à 23 h sans consigne, sans contexte, et qui attend le lendemain matin que tout soit réglé. La délégation, ce n’est pas la télépathie !

• À ceux qui confondent partenariat et exécution aveugle, qui veulent que l’on exécute des tâches sans poser de questions. Si vous cherchez un robot obéissant, ce n’est pas ici !

• À ceux qui n’ont ni vision claire, ni volonté d’en construire une. Si les objectifs changent toutes les deux semaines, qu’il n’y a ni cadre, ni priorités, tout le monde tourne en rond et personne ne progresse….

• À ceux qui pensent que digitalisation = complication, ceux qui soupirent à la simple évocation d’un agenda partagé ou qui pensent que “le cloud” est un phénomène météorologique. 😉

La quasi totalité de nos prestations sont réalisées à distance et s’appuient sur les technologies du numérique.

Nous organisons des assemblées générales pour des associations à plusieurs centaines de kilomètres de nos locaux. Tout est organisé et préparé à distance : documents partagés, réunions en visio, convocations envoyées en quelques clics. Et personne ne s’est perdu en route, ni n’a imprimé 47 pages « juste au cas où ».

• À ceux qui s’accrochent à des outils dépassés, refusant d’évoluer parce que « ça a toujours été comme ça »

• À ceux qui ont un vrai besoin mais pas de budget réaliste pour le couvrir. Nous comprenons les contraintes, mais notre temps et notre expertise ont une valeur. Sans engagement réciproque, pas de collaboration possible.

Nous n’imposons pas de méthode toute faite, mais nous travaillons avec des structures prêtes à remettre en question leurs habitudes pour progresser.

3. – Pour qui l’externalisation est-elle vraiment efficace ?

Les prestations d’Optim Office répondent aux besoins des professionnels qui :

• veulent gagner en productivité sans sacrifier la qualité ;

• comprennent que l’externalisation n’est pas une fuite, mais un levier de performance ;

• sont prêts à s’engager dans une collaboration basée sur la confiance, la clarté et l’efficacité.

4. – Un positionnement clair pour des collaborations durables

Parce que nous tenons à la qualité des missions que nous menons, qui passe par le bon ajustement entre vos besoins et notre savoir-faire. Dire non à certains projets, c’est dire oui à des collaborations solides, durables et réellement utiles.

L’essence même de la stratégie, c’est de choisir ce qu’on ne fera pas. »
— Michael Porter

5. – Nos clients : ceux qui tirent pleinement parti de l’externalisation

Quand le bon alignement est là, les résultats suivent. Nos clients gagnent en performance opérationnelle et avancent. Parce qu’ils ont compris qu’externaliser, c’est investir.

Vous hésitez encore sur la meilleure façon de déléguer vos tâches administratives, commerciales ou digitales ?

Retrouvez dans notre FAQ sur l’externalisation des réponses précises aux questions les plus fréquentes.