Introduits dans l’organisation du système de santé en 2009, les Conseils Nationaux Professionnels (CNP) jouent un rôle essentiel dans la structuration, la régulation et le développement de la spécialité qu’ils représentent (pédiatrie, néphrologie, neurologie, dermatologie…).
A l’instar des associations, avec lesquelles ils partagent le même statut juridique, les CNP peuvent vouloir bénéficier d’un renfort externe, notamment sur la partie relative à la gestion administrative et au secrétariat, qui est, faut-il le rappeler, loin d’être négligeable.
Le choix de la sous-traitance administrative peut résulter d’un manque de ressources, de matériel, de savoir-faire ou de temps. Quels qu’en soient les motifs, elle vise à vise à compléter les capacités dans des domaines spécifiques.
Après un bref rappel des organes de gouvernance des CNP, cet article présentera comment un prestataire externe spécialisé dans la gestion administrative et le secrétariat auprès des associations peut accompagner le président d’un CNP et son bureau dans la bonne marche de leurs activités, grâce au support d’un chargé de missions freelance.
Les organes de gouvernance d’un Conseil National Professionnel
Le décret du 9 janvier 2019 relatif aux missions, à la composition et au fonctionnement des Conseils Nationaux Professionnels des professions de santé dispose que :
« les CNP sont des associations régies par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, comportant une assemblée générale, un conseil d’administration et un bureau. »
L’assemblée générale
Composée des représentants de toutes les entités membres, l’assemblée générale se réunit régulièrement pour définir les orientations stratégiques de la structure et valider les décisions importantes.
Le bureau
Organe exécutif du CNP, le bureau est chargé de la mise en œuvre des décisions de l’AG.
Il est composé d’un président, d’un ou plusieurs vice-présidents, d’un secrétaire général, d’un trésorier, et d’autres membres selon les besoins, qui exercent tous ces fonctions à titre bénévole.
Le conseil d’administration
Le CA joue un rôle crucial dans la gestion stratégique de l’organisation. Il veille à la bonne application des décisions de l’AG et se réunit régulièrement pour discuter des affaires courantes et prendre des décisions importantes en matière de gouvernance, de finances, et de stratégie.
Un CA rassemble des personnes élues parmi les représentants des entités membres, ainsi que de membres cooptés pour apporter des compétences spécifiques.
Les groupes de gravail
Pour traiter des questions spécifiques, le CA du CNP peut décider la création de comités ou des groupes de travail thématiques.
Sous-traitance administrative pour un CNP
Les membres du CA du CNP sont tous des bénévoles, qui s’y investissent à hauteur du temps libre que leur laissent leurs autres occupations. Autant dire qu’il doit être prioritisé. Le président et l’administrateur exerçant la fonction de secrétaire ne peuvent, à eux-seuls, répondre à toutes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure. En sous-traitant certaines à un prestataire spécialisé ils permettent au CNP de gagner en efficacité et en tranquilité d’esprit.
Voici quelques illustrations :
Gestion de projets
- Organisation des assemblées générales (préparation et diffusion des convocations, recherche de salle et d’un traiteur, enregistrement des participants préparation des documents…)
- Organisation des conseils d’administration (diffusion de l’ordre du jour, rédaction des PV de réunions, suivi des décisions)
- Suivi des sollicitations des tutelles
- Mise en forme et envoi des newsletters
Secrétariat
- Planification de réunions
- Mise à jour de la base adhérents
- Rédaction et mise en forme de documents
- Gestion de l’archivage électronique des documents
- Réponse aux e-mails
- Mise en forme et envoi de newsletter
La sous-traitance administrative est un moyen efficace de gagner en efficacité, sans souci de gestion de personnel.
Des solutions professionnelles existent pour soutenir les bureaux des CNP dans leur gestion administrative. Pour cela, il est important que le cahier des charges définisse précisément les besoins et le spectre des missions à réaliser, qui conditionneront le profil du freelance à recruter (chargée de missions, assistante administrative, secrétaire de direction…).
