Depuis 2012, Optim Office réalise pour ses clients (dirigeants, directeurs commerciaux, équipes) la prise de rendez-vous B2B qualifiés : recherche ciblée de prospects, demandes de rendez-vous et suivi jusqu’à la programmation avec décideurs.
1) Définir précisément la cible (étape stratégique)
Un bon email de demande de RDV commence par un ciblage commercial clair (ICP) :
- Fonctions visées : décideurs concernés par votre offre.
- Type d’entreprises : taille, CA, effectifs, zones.
- Secteurs : banque/finance, conseil, administration, collectivités…
Chez Optim Office, nous faisons remplir un court questionnaire pour “extraire” ce ciblage avant toute action.
2) Rédiger l’email : court, utile, rassurant
- Concision : objet clair + 3 phrases max (raison d’être, types de projets, bénéfices client).
- Apport de valeur : parlez des besoins du décideur, pas de vous ; montrez la solution/contexte.
- Réassurance : preuve rapide (ex. article de presse, nombre de clients, trophée).
- Lisibilité : paragraphes courts, gras/puces si utile ; testez l’affichage mobile (≈40 % des ouvertures).
Exemple d’email (modèle court)
Objet : Échange rapide sur {{enjeu}} chez {{Entreprise}}
Bonjour {{Prénom}},
Nous aidons des {{fonction-cible}} à {{résultat}} sans {{contrainte}}.
Ex. : {{preuve très brève}}.
Ouverts à un échange de 20 min ? Je vous propose {{mardi 10h}} ou {{jeudi 15h}} (autre créneau possible).
Bien cordialement,
{{Signature complète}}
3) Choisir le bon moment d’envoi
Pour des RDV B2B : évitez le lundi et le vendredi. Privilégiez un envoi le mardi ou le jeudi, aux heures de concentration (ex. 8h45–9h15, 11h30, 14h–16h30).
4) Suivre et relancer proprement
- CTA clair : proposez 2 créneaux datés et un lien de replanification.
- Point de contact : indiquez qui répond et sous quel délai.
- Relances : J+2/J+3 (brève), puis J+7 (dernier rappel avec 2 nouvelles dates).
5) Programmer le rendez-vous et consigner
- Envoyez une invitation calendrier (.ics) (durée, participants, lien visio).
- Ajoutez un lien de replanification si empêchement.
- Tenez un journal de suivi (essentiel pour le pilotage pipeline).
À retenir : l’email n’est pas une plaquette. Il doit résoudre un besoin en 6–8 lignes, prouver vite, et conduire à un créneau précis.
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