A la demande d’un client d’Optim Office, j’ai repris récemment une mission qui m’était régulièrement assignée avant la création de mon entreprise, qui porte sur la rédaction de comptes rendus de réunions.
Pendant quatre ans – de 2010 à 2014 – j’ai refusé de prendre en charge ce type de prestations au sein de mon entreprise, limitant son intervention aux travaux de transcription écrite à partir d’enregistrements numériques. Et puis, pour répondre à une surcharge d’activité, j’ai approfondi, au cours de l’année 2014, ma collaboration avec des prestataires proposant des services de support administratif, commercial et webmarketing à distance. Pour toutes les parties prenantes, cette collaboration s’est révélée fructueuse.
C’est donc dans ce contexte que j’ai accepté avec grand plaisir de rédiger, à l’instar de ce que je faisais auparavant, les comptes rendus de certaines manifestations orales (assemblées générales, comités de pilotage, etc).
Vous trouverez ci-dessous les étapes m’apparaissant concourir à la bonne réalisation d’une mission de rédaction de comptes rendus.
La préparation de la réunion
Il me semble indispensable de pouvoir disposer, en amont de la réunion, d’un certain nombre d’informations comme :
- l’ ordre du jour,
- le nom et la fonction des participants,
- les supports de présentation,
- le procès-verbal de la réunion précédente.
Ces informations permettent évidemment de mieux appréhender le contexte et facilite par ailleurs la prise de notes ultérieure en séance.
La prise de note en séance (sténographie)
J’ai appris, lors de mes études, les sténographies françaises et anglaises (méthode Prévost Delaunay). Considérée comme un gadget ringard et inutile, la « sténo » n’avait, déjà à l’époque, pas bonne presse. Pourtant elle a constitué, aux différents postes d’assistante de direction générale que j’ai occupés, un atout qui a ouvert des portes, en l’occurrence celles des salles de réunions et des missions d’établissement de comptes rendus.
Si la vitesse que je déploie en sténographie française est loin d’être exceptionnelle – de l’ordre de 80 mots/minutes – elle permet néanmoins de retranscrire fidèlement les débats et constitue, au-delà de l’enregistrement audio, une source d’information précieuse en vue de la rédaction du compte rendu.
L’enregistrement audio
J’emporte avec moi, en séance, un appareil d’enregistrement stéréo haute qualité, qui est placé, sous réserve de l’accord des participants, au centre de la table de réunion.
La rédaction du compte rendu
Le compte rendu est rédigé sur la base des notes prises en séance, que je complète en m’appuyant sur l’enregistrement audio.
Le compte rendu est livré au client dans les délais définis dans le contrat.
La diffusion du compte rendu
La diffusion du compte rendu de réunion est assurée par le client mais il va de soi qu’une assistante indépendante peut remplir également cette tâche.
