Valeur ou coût des services externalisés : deux visions qui changent tout

Si tout le monde sait lire un prix, bien peu savent mesurer une valeur.
Le prix s’affiche noir sur blanc : un chiffre sur un devis, une ligne dans un budget. La valeur se vit, s’éprouve dans la fluidité retrouvée, dans le temps dégagé, dans la sérénité qui s’installe.

Une scène révélatrice : deux visions d’un même service

Lors d’une réunion récente au cours de laquelle Optim Office était invité à présenter ses services administratifs, la scène a résumé ce dilemne. Certains participants fixaient la colonne des dépenses tandis que d’autres parlaient d’un appui devenu vital. Le même service, deux visions.

Pourquoi la valeur reste-t-elle invisible ?

Depuis la création d’Optim Office, une question revient sans cesse : pourquoi certains prospects (ou clients) comprennent-ils immédiatement la valeur de notre accompagnement administratif, commercial et digital tandis que d’autres n’y voient qu’un poste de dépense ?

Expérience vécue contre perception abstraite

L’écart s’explique par le fait que la valeur d’un service externalisé reste invisible tant qu’elle n’a pas été expérimentée.

• Un dirigeant de PME qui décide de sortir de l’opérationnel gagne de l’air pour réfléchir.
• Une association qui reçoit ses PV de réunions de CA dans les délais retrouve de la rigueur dans son pilotage et son fonctionnement.
• Une profession libérale qui choisit l’externalisation administrative, commerciale ou digitale se libère de la pression des urgences.

Le coût immédiat, la valeur différée

Le coût est immédiat tandis que la valeur se construit.
Le coût se compte en euros ; la valeur se mesure en résultats.

Les coûts cachés d’une organisation

Bien souvent, les coûts invisibles pèsent plus lourd que les factures visibles : une réunion mal préparée, une relance d’impayés oubliée, une prospection qui piétine, un secrétariat saturé.

• La charge administrative des dirigeants

Un dirigeant de PME passe en moyenne 6 à 8 heures par semaine sur des tâches administratives (emails, facturation, préparation de réunions, suivi de dossiers).
Rapporté à une rémunération annuelle de 70 000 €, cela représente environ 200 à 250 € par semaine immobilisés sur des tâches de support — soit plus de 10 000 € par an.

• La prospection commerciale qui s’essouffle

Un commercial consacre en moyenne 20 % de son temps à des tâches non directement productives (qualification de fichiers, relances administratives, suivi des devis).
Sur un salaire de 45 000 € annuels, cela équivaut à près de 9 000 € par an gaspillés dans des actions qui pourraient être externalisées à un support commercial externalisé.

• Le digital qui se dilue

Une TPE ou un libéral qui anime tout seul ses réseaux sociaux et son calendrier éditorial consacre souvent 2 à 4 heures par semaine à ces tâches.
Pour un dirigeant rémunéré 60 000 € par an, cela correspond à 6 000 à 12 000 € par an consacrés à des actions digitales menées de manière ponctuelle, parfois inefficace.

L’externalisation : un centre de coûts ou un levier de performance?

Il y a aussi ce biais culturel : l’assistance administrative à distance, le secrétariat externalisé, l’office manager, le consultant commercial et l’expert digital externalisés  sont encore trop souvent perçus comme de simples centres de coûts.

En réalité, ils sont des leviers de performance :

• Moins de tâches de support pour un dirigeant, c’est plus de stratégie.
• Le traitement d’une boîte de messagerie e-mail délégué revient à gagner en sérénité au quotidien.
• Un archivage électronique fiable constitue une mémoire organisationnelle préservée et du temps de recherche économisé.
• La productivité des forces de ventes s’accroît dès lors que celles-ci peuvent se consacrer davantage , grâce à l’externalisation de la prise de rendez-vous commerciaux btob,  à la négociation et la conclusion de contrats.
• Une communication digitale régulière et professionnelle vous apporte un cadre méthodique, un pilotage et une coordination pour plus d’impact.

Optim Office, pas de temps vendu mais des résultats

Optim Office ne vends pas du temps mais des résultats : 

• Un compte rendu de réunion professionnel livré dans les délais impartis.
• Des rendez-vous commerciaux avec des décideurs qui ouvrent de nouvelles perspectives de développement.
• Une communication digitale qui rayonne.
• Un dirigeant qui retrouve enfin l’espace nécessaire pour décider et agir.

Tarifs tout inclus, rien à gérer

Pas de congés à gérer, pas de recrutement à amortir, pas de frais cachés.

Tout est inclus, transparent, maîtrisé.

Alors, la vraie question n’est pas « combien cela coûte-t-il ? » mais «quelle valeur cela produit-il ? ».

Le véritable coût reste l’’immobilisme. La véritable valeur est celle qui remet une organisation en mouvement et lui permet d’avancer plus loin, plus sereinement.