Vous vous interrogez sur l’externalisation administrative, commerciale ou digitale ? Vous découvrez les services d’assistantes virtuelles et d’OBM ?
Cette « Foire aux Questions » (FAQ) rassemble les réponses aux questions les plus fréquentes que nous posent nos clients (TPE-PME, associations, professions libérales).
L’externalisation administrative consiste à déléguer tout ou partie de vos tâches de gestion (courriers, dossiers, factures, organisation de réunions, suivi d’e-mails, archivage) à un prestataire externe. Cela permet aux dirigeants de gagner du temps, d’alléger leur charge de travail et de se concentrer sur leur cœur de métier.
➡️ En savoir plus : Nos services d’externalisation administrative
Les bénéfices sont multiples : gain de temps, flexibilité (interventions ponctuelles ou régulières), réduction des charges fixes liées à l’embauche, amélioration de la productivité et sérénité grâce à une organisation structurée et fiable.
➡️ À lire aussi : Recrutement vs externalisation : quelle solution retenir
Le coût dépend du volume et de la nature des missions confiées. La facturation est transparente et basée sur le temps réellement travaillé, sans frais cachés.
Chez Optim Office, tous nos forfaits sont publiés en ligne :
➡️ Entreprises
➡️ Associations
➡️ Professions libérales
Un assistant exécute principalement des tâches administratives. L’OBM, lui, agit comme un véritable bras droit stratégique : il coordonne, structure et pilote l’administratif, le commercial et le digital pour accompagner la croissance.
➡️ Découvrir : L’accompagnement OBM pour professions libérales
TPE, PME, professions libérales et associations loi 1901 sont les principales structures concernées. Toute organisation qui veut gagner du temps, renforcer son efficacité et mieux se concentrer sur ses priorités peut en tirer profit.
➡️ Plus d’infos selon votre profil :
Entreprises | Associations | Professions libérales
La majorité des missions sont réalisées à distance grâce à des outils collaboratifs sécurisés. Toutefois, certaines interventions peuvent se faire sur site selon vos besoins spécifiques et la nature des missions.
➡️ Exemple concret : Organisation d’assemblées générales à distance
La confidentialité est une priorité absolue. Chaque collaborateur est lié par un engagement de confidentialité strict. Les échanges s’effectuent via des outils sécurisés, garantissant la protection de vos données sensibles.
➡️ Voir l’article 16 de nos CGV
➡️ Et si nécessaire, nous signons un accord de confidentialité (NDA) avec nos clients.
Non. Vous choisissez la formule la plus adaptée à vos besoins (ponctuelle ou régulière), sans engagement lourd. La collaboration reste souple, ajustable à la hausse ou à la baisse selon votre activité.
➡️ Voir nos formules : Forfaits et accompagnements
Tout commence par un échange ou un diagnostic pour qualifier vos besoins. Un devis clair vous est ensuite proposé. Dès validation, nous mettons en place les outils adaptés et démarrons rapidement la mission, avec un suivi régulier.
➡️ A lire : Les étapes de notre collaboration
En cas d’absence prévue ou imprévue, un relais est assuré pour garantir la continuité de vos activités. Si vos besoins évoluent, la prestation est ajustée en conséquence : plus d’heures, nouvelles missions ou, au contraire, réduction de l’intervention.
➡️ À lire : Nos services évolutifs et flexibles
Oui, nous proposons depuis 2010 des prestations d’assistante virtuelle, mais avec une approche renforcée : Optim Office ne se limite pas à l’exécution de tâches. Nous vous apportons un accompagnement structuré, une coordination et un suivi qualité. Selon vos besoins, vous pouvez bénéficier d’un interlocuteur dédié ou d’une équipe pluridisciplinaire, toujours pilotée par Optim Office.
Nos clients bénéficient d’une organisation souple et adaptée : un interlocuteur unique pilote les missions, tout en mobilisant les experts nécessaires. Selon vos besoins, vous travaillez soit avec une personne dédiée, soit avec une équipe pluridisciplinaire constituée sur mesure.
Optim Office s’appuie sur un réseau de prestataires spécialisés, sélectionnés pour leur expertise. Nous les coordonnons, les briefons et contrôlons la qualité des missions afin de garantir un service homogène et fiable.
Nous restons toujours votre interlocuteur principal. Chaque mission fait l’objet d’un suivi précis : briefing clair, coordination, supervision et contrôle qualité. Ce mode de fonctionnement garantit réactivité, fiabilité et continuité, même en cas d’imprévu.
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Nous serons ravis de vous orienter et vous proposer une solution adaptée.
