En déléguant des travaux dans lesquels ils n’ont ni le temps, ni l’intérêt de s’investir, les dirigeants et managers gagnent en efficience tout en disposant d’un moyen souple et économique de gestion des compétences, sans les contraintes liées à l’embauche d’un salarié.
Evolution du nombre de secrétaires de direction sur 30 ans
En France, on dénombrait 765 000 secrétaires de direction en 1986 contre 560 000 en 2016, dans un contexte où la population active augmentait.
Source : Etude de l’institut Sapiens publiée par Le Figaro
Des tâches administratives de plus en plus souvent externalisées
Les dernières tâches administratives que les cadres supérieurs ou les dirigeants ne réalisent pas eux-mêmes sont de plus en plus souvent exécutées par des prestataires extérieurs.
Depuis 2010, Optim Office aide ceux-ci à se recentrer sur leur priorités en leur apportant des services de soutien à distance (via les outils du télétravail) et ponctuellement dans leurs locaux, qu’il s’agisse de répondre à une surcharge ponctuelle de travail ou bien de satisfaire des besoins de support réguliers dont le volume ne justifie pas l’embauche d’un salarié.
Quelles tâches externaliser
Optim Office est spécialisé dans les services de gestion administrative et commerciale, en français comme en anglais.
Administration des ventes (ADV)
- saisie, mise en forme et expédition des factures,
- établissement et suivi des tableaux de bord et statistiques relatifs au suivi des ventes,
- suivi des factures et leur recouvrement, interface avec le comptable
- classement et gestion des archives électroniques.
En savoir plus sur les prestations ADV
Administration des achats
Vous pouvez nous confier la gestion des contrats fournisseurs, le suivi des factures et des règlements.
Prospection commerciale et prise de rendez-vous qualifiés
Nous vous apportons un flux régulier de rendez-vous à fort potentiel commercial avec des décideurs ciblés intéressés par votre offre.
En savoir plus sur la prise de rendez-vous qualifiés
Rédaction de comptes rendus de réunion
A partir de prise de notes en séance, nous rédigeons le compte rendu de vos réunions dans les délais prescrits.
Retranscription écrite d’enregistrement audio et vidéo
Sur la base de fichiers d’enregistrement audio que vous nous transmettez, nous vous délivrerons un document Word consignant fidèlement les échanges tenus lors de vos réunions et entretiens.
En savoir plus sur la retranscription audio
Gestion administrative et secrétariat
En savoir plus sur les prestations de gestion administrative et secrétariat
Modalités de notre intervention
Vous définissez au préalable vos besoins et attentes ainsi que votre mode de fonctionnement (télétravail ou sur votre lieu de travail) et nous intervenons, sur la base d’un contrat commercial, pour renforcer votre équipe.
Besoin d’un coup de main ?
Optim Office accompagne dirigeants, associations et indépendants. Parlons de votre besoin.
