Le recours au secrétariat externalisé constitue une démarche qui n’est pas exclusivement réservée aux entreprises et aux indépendants. Il concerne aussi les associations qui y voient la solution pour :
- gagner en compétence et en efficacité en concentrant leurs ressources internes sur les activités avec une forte valeur ajoutée ;
- bénéficier de nouvelles compétences sans supporter les coûts liés à l’embauche d’un salarié.
Externaliser : oui mais quoi ?
Même si les associations disposent, grâce à la loi de 1901, d’une grande souplesse pour prévoir dans leurs statuts les modalités de fonctionnement les plus adaptées à leur objet, certaines règles s’imposent à elles, en particulier pour l’organisation d’événements.
Les services de secrétariat externalisé peuvent inclure les prestations suivantes :
- traitement des adhésions et renouvellement des adhésions
- génération des attestations d’adhésion et des factures
- gestion des achats
- rapprochement bancaire
- préparation des assemblées générales
- accompagnement dans l’organisation d’actions ou d’événements
- gestion administrative des adhérents
- traitement du courrier arrivée
- traitement du courrier départ
- rédaction et mise en forme des réunions du conseil d’administration
- participation à la préparation d’événements
- archivage électronique des documents
Votre secrétariat externalisé à partir de 250 € par mois
Selon leur activité et les ressources internes dont elles disposent, les associations affichent des besoins d’externalisation différents. Certaines cherchent à externaliser des prestations, à raison de quelques heures par mois, de l’ordre d’une demi-journée, tandis que d’autres ont des besoins plus importants nécessitant un accompagnement hebdomadaire, voire quotidien.
Spécialisée dans les services de télésecrétariat externalisé à distance, Optim Office accompagne depuis plus de 8 ans les associations dans la bonne marche de leur activité en délivrant, à hauteur de quelques heures par mois, des prestations de soutien administratif et de télésecrétariat. Nous répondons à leurs besoins, en leur proposant des services à la carte délivrés sur la base d’un devis approuvé qui les encadrent.
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