FAQ – Externalisation administrative, commerciale et digitale

L’externalisation administrative consiste à déléguer tout ou partie de vos tâches de gestion (courriers, dossiers, factures, organisation de réunions, suivi d’e-mails, archivage) à un prestataire externe. Cela permet aux dirigeants de gagner du temps, d’alléger leur charge de travail et de se concentrer sur leur cœur de métier.
➡️ En savoir plus : Nos services d’externalisation administrative

Les bénéfices sont multiples : gain de temps, flexibilité (interventions ponctuelles ou régulières), réduction des charges fixes liées à l’embauche, amélioration de la productivité et sérénité grâce à une organisation structurée et fiable.
➡️ À lire aussi : Recrutement vs externalisation : quelle solution retenir

Le coût dépend du volume et de la nature des missions confiées. La facturation est transparente et basée sur le temps réellement travaillé, sans frais cachés.
Chez Optim Office, tous nos forfaits sont publiés en ligne :
➡️ Entreprises
➡️ Associations
➡️ Professions libérales

Un assistant exécute principalement des tâches administratives. L’OBM, lui, agit comme un véritable bras droit stratégique : il coordonne, structure et pilote l’administratif, le commercial et le digital pour accompagner la croissance.
➡️ Découvrir : L’accompagnement OBM pour professions libérales

TPE, PME, professions libérales et associations loi 1901 sont les principales structures concernées. Toute organisation qui veut gagner du temps, renforcer son efficacité et mieux se concentrer sur ses priorités peut en tirer profit.
➡️ Plus d’infos selon votre profil :
Entreprises | Associations | Professions libérales

La majorité des missions sont réalisées à distance grâce à des outils collaboratifs sécurisés. Toutefois, certaines interventions peuvent se faire sur site selon vos besoins spécifiques et la nature des missions.
➡️ Exemple concret : participation aux assemblées générales ou  réunions du conseil d’administration.

Ces missions sont confirmées à l’avance et bénéficient d’une garantie de continuité : nous nous engageons à assurer la présence d’un intervenant, et en cas d’imprévu, une solution de remplacement est immédiatement organisée.

La confidentialité est une priorité absolue. Chaque collaborateur est lié par un engagement de confidentialité strict. Les échanges s’effectuent via des outils sécurisés, garantissant la protection de vos données sensibles.
➡️ Voir l’article 15 de nos CGV
➡️ Et si nécessaire, nous signons un accord de confidentialité (NDA) avec nos clients.

Non. Vous choisissez la formule la plus adaptée à vos besoins (ponctuelle ou régulière), sans engagement lourd. La collaboration reste souple, ajustable à la hausse ou à la baisse selon votre activité.
➡️ Voir nos formules : Forfaits et accompagnements

Tout commence par un échange ou un diagnostic pour qualifier vos besoins. Un devis clair vous est ensuite proposé. Dès validation, nous mettons en place les outils adaptés et démarrons rapidement la mission, avec un suivi régulier.
➡️ A lire : Les étapes de notre collaboration

En cas d’absence prévue ou imprévue, un relais est assuré pour garantir la continuité de vos activités. Si vos besoins évoluent, la prestation est ajustée en conséquence : plus d’heures, nouvelles missions ou, au contraire, réduction de l’intervention.
➡️ À lire : Nos services évolutifs et flexibles

Oui, nous proposons depuis 2010  des prestations d’assistante virtuelle, mais avec une approche renforcée : Optim Office ne se limite pas à l’exécution de tâches. Nous vous apportons un accompagnement structuré, une coordination et un suivi qualité. Selon vos besoins, vous pouvez bénéficier d’un interlocuteur dédié ou d’une équipe pluridisciplinaire, toujours pilotée par Optim Office.

Nos clients bénéficient d’une organisation souple et adaptée : un interlocuteur unique pilote les missions, tout en mobilisant les experts nécessaires. Selon vos besoins, vous travaillez soit avec une personne dédiée, soit avec une équipe pluridisciplinaire constituée sur mesure.

Optim Office s’appuie sur un réseau de prestataires spécialisés, sélectionnés pour leur expertise. Nous les coordonnons, les briefons et contrôlons la qualité des missions afin de garantir un service homogène et fiable.

Nous restons toujours votre interlocuteur principal. Chaque mission fait l’objet d’un suivi précis : briefing clair, coordination, supervision et contrôle qualité. Ce mode de fonctionnement garantit réactivité, fiabilité et continuité, même en cas d’imprévu.

Nos prestations sont encadrées par des Conditions Générales de Vente (CGV) qui précisent les modalités de commande, de facturation et d’exécution des missions. Vous pouvez consulter le détail complet ici.

Les règlements des forfaits  s’effectuent par prélèvement SEPA. La date de débit est fixée dès la signature du devis, ce qui vous permet d’anticiper et d’intégrer la dépense dans votre budget. Vous recevez une facture mensuelle correspondant aux prestations réalisées, et le montant est prélevé automatiquement à la date prévue, sans retard ni relance. Pour les clients institutionnels, nous acceptons également le paiement par virement bancaire.

Notre standard est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 13 h 00 puis de 14 h à 18 h 30. Vos appels sont pris en charge et transmis avec précision pour garantir une réponse rapide.

Les demandes simples reçoivent une réponse dans un délai de 4 h ouvrées.

Pour les demandes de devis ou les projets plus complexes, nous revenons vers vous rapidement avec une proposition d’un échange approfondi pour clarifier vos attentes et construire une solution parfaitement adaptée à votre situation et vos besoins.

Oui. Dès la réception de votre demande via le téléphone, l’email ou le formulaire de contact, nous analysons vos besoins et vous transmettons un devis personnalisé rapidement, généralement sous 24 heures ouvrées.

Vous avez une question, besoin d’un devis ou l’envie de programmer un échange ?

Trois options simples s’offrent à vous :

• appeler notre standard au 09 51 91 39 01 (du lundi au vendredi, 8h-13h et 14h-18h30)
• écrire à contact@optimoffice.fr en précisant votre nom, prénom, coordonnées de contact ainsi que  votre demande
• remplir le formulaire de contact disponible sur notre site.

Quelle que soit l’option retenue, votre demande recevra une réponse attentive et rapide.