Dernière mise à jour : 22/11/25
Vous vous interrogez sur l’externalisation administrative, commerciale ou digitale ? Vous découvrez les services d’assistantes virtuelles et d’OBM ?
Cette « Foire aux Questions » (FAQ) rassemble les réponses aux questions les plus fréquentes que nous posent nos clients (TPE-PME, associations, professions libérales).
L’externalisation administrative consiste à déléguer tout ou partie de vos tâches de gestion (courriers, dossiers, factures, organisation de réunions, suivi d’e-mails, archivage) à un prestataire externe. Cela permet aux dirigeants de gagner du temps, d’alléger leur charge de travail et de se concentrer sur leur cœur de métier.
➡️ En savoir plus : Nos services d’externalisation administrative
Les bénéfices sont multiples : gain de temps, flexibilité (interventions ponctuelles ou régulières), réduction des charges fixes liées à l’embauche, amélioration de la productivité et sérénité grâce à une organisation structurée et fiable.
➡️ À lire aussi : Recrutement vs externalisation : quelle solution retenir
Le coût dépend du volume et de la nature des missions confiées. La facturation est transparente et basée sur le temps réellement travaillé, sans frais cachés.
Chez Optim Office, tous nos forfaits sont publiés en ligne :
➡️ Entreprises
➡️ Associations
➡️ Professions libérales
Un assistant exécute principalement des tâches administratives. L’OBM, lui, agit comme un véritable bras droit stratégique : il coordonne, structure et pilote l’administratif, le commercial et le digital pour accompagner la croissance.
➡️ Découvrir : L’accompagnement OBM pour professions libérales
TPE, PME, professions libérales et associations loi 1901 sont les principales structures concernées. Toute organisation qui veut gagner du temps, renforcer son efficacité et mieux se concentrer sur ses priorités peut en tirer profit.
➡️ Plus d’infos selon votre profil :
Entreprises | Associations | Professions libérales
La majorité des missions sont réalisées à distance grâce à des outils collaboratifs sécurisés. Toutefois, certaines interventions peuvent se faire sur site selon vos besoins spécifiques et la nature des missions.
➡️ Exemple concret : participation aux assemblées générales ou réunions du conseil d’administration.
Ces missions sont confirmées à l’avance et bénéficient d’une garantie de continuité : nous nous engageons à assurer la présence d’un intervenant, et en cas d’imprévu, une solution de remplacement est immédiatement organisée.
La confidentialité est une priorité absolue. Chaque collaborateur est lié par un engagement de confidentialité strict. Les échanges s’effectuent via des outils sécurisés, garantissant la protection de vos données sensibles.
➡️ Voir l’article 15 de nos CGV
➡️ Et si nécessaire, nous signons un accord de confidentialité (NDA) avec nos clients.
Non. Vous choisissez la formule la plus adaptée à vos besoins (ponctuelle ou régulière), sans engagement lourd. La collaboration reste souple, ajustable à la hausse ou à la baisse selon votre activité.
➡️ Voir nos formules : Forfaits et accompagnements
Tout commence par un échange ou un diagnostic pour qualifier vos besoins (gestion administrative, prise de rdv commerciaux, facturation, digital, secrétariat…). Un devis clair vous est ensuite proposé. Dès validation, nous mettons en place les outils adaptés et démarrons rapidement la mission, avec un suivi régulier.
➡️ A lire : Les étapes de notre collaboration
En cas d’absence prévue ou imprévue, la continuité est garantie grâce à une organisation documentée et à la coordination assurée par Sylvie, fondatrice d’Optim Office.
Si vos besoins évoluent, la prestation s’adapte : ajustement des heures, intégration de nouvelles missions ou réduction du périmètre, selon votre activité.
➡️ À lire : Nos services évolutifs et flexibles
Oui, nous proposons depuis 2010 des prestations d’assistante virtuelle, mais avec une approche renforcée : Optim Office ne se limite pas à l’exécution de tâches. Nous vous apportons un accompagnement structuré, une coordination et un suivi qualité. Selon vos besoins, vous pouvez bénéficier d’un interlocuteur dédié ou d’une équipe pluridisciplinaire, toujours pilotée par Optim Office.
Nos clients bénéficient d’une organisation souple et structurée.
Chaque mission est pilotée par Sylvie, fondatrice d’Optim Office et interlocutrice principale, qui planifie, répartit et supervise les actions confiées.
Selon la nature des projets, des partenaires spécialisés peuvent intervenir. Ils sont alors coordonnés et suivis pour garantir la cohérence, la continuité et la qualité du service.
En savoir plus : notre collaboration
Les prestations sont assurées par Sylvie, fondatrice d’Optim Office, qui intervient à la fois dans le pilotage et la réalisation opérationnelle de missions.
Selon les besoins, certaines actions sont confiées à des partenaires spécialisés, sélectionnés pour leur expertise.
L’ensemble est coordonné et supervisé par un interlocuteur unique afin de garantir un service homogène, fiable et cohérent.
➡️ À lire : A propos d’Optim Office
Nous restons toujours votre interlocuteur principal. Chaque mission fait l’objet d’un suivi précis : briefing clair, coordination, supervision et contrôle qualité. Ce mode de fonctionnement garantit réactivité, fiabilité et continuité, même en cas d’imprévu.
Nos prestations sont encadrées par des Conditions Générales de Vente (CGV) qui précisent les modalités de commande, de facturation et d’exécution des missions. Vous pouvez consulter le détail complet ici.
Les règlements des forfaits s’effectuent par prélèvement SEPA. La date de débit est fixée dès la signature du devis, ce qui vous permet d’anticiper et d’intégrer la dépense dans votre budget. Vous recevez une facture mensuelle correspondant aux prestations réalisées, et le montant est prélevé automatiquement à la date prévue, sans retard ni relance. Pour les clients institutionnels, nous acceptons également le paiement par virement bancaire.
Notre standard est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 13 h 00 puis de 14 h à 18 h 30. Vos appels sont pris en charge et transmis avec précision pour garantir une réponse rapide.
Nous intervenons du lundi au vendredi de 9 h à 13 h et de 14 h à 18 h, hors jours fériés.
Les demandes simples reçoivent une réponse dans un délai de 4 h ouvrées.
Pour les demandes de devis ou les projets plus complexes, nous revenons vers vous rapidement avec une proposition d’un échange approfondi pour clarifier vos attentes et construire une solution parfaitement adaptée à votre situation et vos besoins.
Oui. Dès la réception de votre demande via le téléphone, l’email ou le formulaire de contact, nous analysons vos besoins et vous transmettons un devis personnalisé rapidement, généralement sous 24 heures ouvrées.
Vous avez une question, besoin d’un devis ou l’envie de programmer un échange ?
Trois options simples s’offrent à vous :
- appeler notre standard au 09 51 91 39 01 (du lundi au vendredi, 8h-13h et 14h-18h30)
- écrire à contact[@]optimoffice.fr en précisant votre nom, prénom, coordonnées de contact ainsi que votre demande
- remplir le formulaire de contact disponible sur notre site.
Quelle que soit l’option retenue, votre demande recevra une réponse attentive et rapide.
L’assistante digitale intervient sur la communication et la visibilité en ligne : gestion des contenus, réseaux sociaux, newsletters, outils collaboratifs ou automatisations.
L’assistante virtuelle couvre un champ plus large : tâches administratives, commerciales ou organisationnelles réalisées à distance.
Chez Optim Office, les services digitaux complètent les missions administratives et commerciales pour offrir un accompagnement intégré, orienté résultats.
Les prestations peuvent être délivrées en français comme en anglais pour les besoins administratifs, organisationnels et de secrétariat. Les échanges écrits, la gestion des emails professionnels et les documents courants peuvent être pris en charge dans les deux langues. Cette capacité bilingue facilite le fonctionnement des organisations qui travaillent avec des clients, fournisseurs ou partenaires internationaux.
L’assistante de gestion commerciale externalisée structure l’ensemble du cycle de vente : qualification des prospects, formulation de demande de rendez-vous, prise de rendez-vous commerciaux, suivi des devis, coordination administrative, facturation, suivi des paiements et organisation documentaire. Cette approche crée une chaîne commerciale continue, plus rigoureuse et plus fiable, tout en laissant au dirigeant la maîtrise des décisions et de la négociation.
Optim Office exerce son activité depuis 2012 sous le statut d’EURL. Ce cadre juridique garantit une relation simple et professionnelle : les prestations sont réalisées dans le cadre d’un contrat de service clairement défini, sans les contraintes liées à l’embauche d’un salarié.
L’entreprise est assurée conformément aux obligations légales, ce qui sécurise l’ensemble des missions confiées. Les modalités d’intervention, de facturation et de confidentialité sont précisées dans le devis et dans les Conditions Générales de Vente, afin d’offrir un cadre transparent et fiable pour chaque collaboration.
Une assistante indépendante doit réunir des compétences administratives, commerciales et digitales, mais aussi une capacité à structurer et coordonner l’activité. Cette expertise repose sur la rigueur documentaire, la maîtrise des outils collaboratifs, la gestion des priorités et la précision dans les échanges écrits.
L’expérience en relation client, l’autonomie dans l’organisation quotidienne et la fiabilité dans le suivi des actions constituent également des critères essentiels. Cette combinaison garantit un accompagnement fluide, réactif et conforme aux exigences des dirigeants de TPE, PME, professions libérales et associations.
L’externalisation devient particulièrement pertinente lorsque la charge administrative, commerciale ou digitale dépasse la capacité interne de l’organisation. Les dirigeants y trouvent une solution efficace lorsque les urgences s’accumulent, que les processus manquent de structure ou que les cycles d’activité présentent des variations importantes.
Cette approche apporte également une réponse adaptée lors d’un besoin ponctuel de continuité, d’un projet à cadrer ou d’une montée en charge temporaire. Elle permet de soutenir la performance sans alourdir l’organisation, tout en offrant une solution fiable, modulable et immédiatement opérationnelle.
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Contactez-nous directement via le formulaire de contact ou au +33 (0)9 51 91 39 01 pour échanger sur vos besoins.
Nous serons ravis de vous orienter et vous proposer une solution adaptée.