La rédaction de comptes rendus de réunions est une mission qui m’a été assignée dans tous les postes d’assistante de direction que j’ai occupés entre 1991 à 2010. Et 14 ans après la création d’Optim Office – qui remonte à 2010 – elle figure toujours en bonne place dans mon offre de prestations.
Cette prestation demande tout à la fois une grande attention et de la rigueur. Un rédacteur doit non seulement maîtriser la langue et en particulier savoir reformuler et décrypter le jargon technique, mais aussi :
- posséder une bonne culture générale et une grande capacité d’analyse,
- se montrer impartial,
- respecter le secret professionnel.
Avant d’aborder la question des tarifs, il apparaît utile de dresser un bref rappel du rôle des comptes rendus de réunions et les raisons d’externaliser, dans certaines circonstances, leur rédaction à un prestataire externe.
Pourquoi rédiger un compte rendu de réunion ?
Le compte rendu de réunion est un outil stratégique de la gestion de projets. Par ailleurs, il répond, dans certains cas, à des exigences légales.
Une contribution essentielle à la bonne gestion d’un projet
Dans le secteur privé comme dans le secteur public, la gestion de projets nécessite un suivi rigoureux des actions et des décisions prises lors des réunions. Les comptes rendus participent du bon développement de ces projets en fournissant aux équipes le même niveau d’information.
Une réponse à des exigences légales
Pour les assemblée générales ou les comités social d’entreprise, la rédaction des comptes rendus est obligatoire, leur conférant une force juridique aux décisions et les résolutions adoptées.
2 raisons essentielles d’externaliser la rédaction des PV de réunions
L’externalisation permet à toute structure qui en a recours, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une association ou toute structure publique, d’optimiser ses ressources tout en améliorant la gestion des projets.
Gain d’efficacité et de performance
La délégation à un prestataire externe de prestations de rédaction offre la possibilité à celui ou ceux qui s’en occupaient jusqu’alors de se recentrer sur sa fonction stratégique.
L’externalisation lui permet de gagner en efficience économique et opérationnelle en bénéficiant de nouveaux talents sans les contraintes liées au recrutement d’un salarié (lancement du processus d’embauche, formation, management…).
Baisse des coûts opérationnels
Le choix de transformer des coûts fixes en coûts variable ainsi que celui d’ acquérir une plus grande flexibilité opérationnelle justifient, pour la majorité des professionnels, le recours à l’externalisation administrative et en particulier à la rédaction de comptes rendus et PV de réunions.
L’externalisation transforme des immobilisations, des investissements et des charges salariales en frais de fonctionnement, en dépenses d’exploitation.
Quels tarifs pour la rédaction de comptes rendus de réunions
a) Prestations de rédaction à partir d’un enregistrement audio ou vidéo
Dans ce contexte, l’enregistrement de l’intégralité des échanges de la la réunion incombe à nos clients qui nous le transmettent, en vue de la rédaction du compte rendu, accompagné de la liste des participants, l’ordre du jour de la réunion et des supports de présentation.
a.1) Description des prestations
Dans ce cadre, notre mission se décline alors comme suit :
- Préparation de la prestation
- Retrancription écrite de l’enregistrement audio ou vidéo
- Rédaction du compte rendu de réunion
- Relecture
- Mise en forme du compte rendu sur le modèle transmis par le client
- Livraison dans les conditions prévues dans le contrat du compte rendu ET du verbatim des échanges.
a.2) Tarif (2024) des prestations de rédaction d’un compte rendu synthétique
- 250 € HT l’heure d’enregistrement
- 0 € de frais de gestion.
b) Prestation de rédaction avec prise de notes en séance
b.1) Description
Certains clients sollicitent la présence du rédacteur aux réunions, en présentiel ou en distanciel selon les cas. Dans ce contexte, le rédacteur prendra en charge, au-delà des prestations détaillées au chapitre a.1) un filage complet des débats, une prise de notes et si besoin l’enregistrement audio des échanges.
B.2) Tarif (2024)
Le tarif est celui décrit en a.2, la participation du rédacteur à la réunion (taux horaire : 50 € HT à distance et 60 € HT sur site), ainsi que la prise en charge par le client des frais de déplacement.
Il est important de rappeler que quelle que soit la formule choisie (a ou b), le prix des prestations se situe en deça du coût qu’elle représenterait si elle était réalisée en interne, au sein de votre structure.
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La rédaction de comptes rendus de réunions est un service essentiel dans la gestion de projets pour documenter les discussions et consigner les décisions prises. L’externalisation de la prestation offre de multiples avantages. Si les tarifs interviennent dans la décision du choix du prestataire, d’autres facteurs entrent en jeu, tels que l’expérience du rédacteur, la qualité du service, les domaines d’expertise, la capacité à s’adapter aux procédures et l’aptitude à contribuer aux bonnes pratiques. Contactez Optim Office pour bénéficier des services d’un rédacteur aguerri totalement investi dans la réussite de vos projets !
