Dans la situation où le client et le prestataire de services se trouvent géographiquement éloignés, il apparaît impératif d’adopter, pour la bonne réalisation de la mission, un processus dont les grandes lignes sont rappelées ci-dessous.
Transmission du fichier PPT et des instructions de mise en forme
Le client transmet par mail à Optim Office les diapositives à amender (ou à créer à partir d’un modèle) ainsi que les instructions de mise en forme et la date de livraison souhaitée.
Etablissement d’un devis
Sur la base des informations transmises par le client, Optim Office établit un devis tenant compte :
- du volume des travaux
- de la complexité des travaux
- de l’urgence des travaux.
Approbation du devis
Si les dispositions du devis lui conviennent, le client adresse par mail à Optim Office le devis approuvé, assorti d’un acompte.
Organisation d’un échange téléphonique
Le client et Optim Office organisent un échange téléphonique pour s’assurer que chacun se trouve en phase sur les objectifs de mise en forme.
Démarrage du travail de mise en forme
Optim Office entame le travail de mise en forme des « slides » (diapositives), dans la limite du temps arrêté avec le client (généralement la moitié de la commande).
Transmission du travail réalisé à mi-parcours
Optim Office transmet au client le travail de mise en forme réalisé dans le temps défini au préalable avec lui.
Organisation d’un échange téléphonique
Le client et Optim Office organisent un échange sur la base du travail réalisé.
Poursuite et fin des travaux
Optim Office poursuit et termine la mission de mise en forme des documents, à hauteur du temps restant sur la commande (pour les projets important des échanges supplémentaires client/Optim Office peuvent être organisés).
Livraison et facturation
Optim Office adresse au client, à la date arrêtée dans le devis, la présentation Powerpoint ainsi que la facture de la prestation.
