Article 1 – Application
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations de services fournies par Optim Office.
Elles sont systématiquement communiquées au client préalablement à toute commande, conformément aux articles L. 441-1 et suivants du Code de commerce.
Toute commande implique l’adhésion pleine et entière du client aux présentes CGV, qui prévalent sur toutes conditions générales d’achat ou tout autre document du client, sauf conditions particulières convenues par écrit entre les parties.
Article 2 – Devis
Toute demande de prestation fait l’objet d’un devis gratuit et sans engagement.
Le devis mentionne notamment :
- la description de la prestation,
- les tarifs applicables,
- les conditions et modalités de règlement,
- les délais indicatifs de réalisation,
- ainsi que toute condition particulière convenue avec le client.
Sauf stipulation contraire, le devis est valable pour une durée de 30 jours à compter de sa date d’émission. Passé ce délai, Optim Office se réserve le droit d’en modifier les termes.
Article 3 – Commande
La signature du devis par le client, accompagnée de la mention « bon pour accord », vaut commande ferme et définitive des prestations qui y sont décrites et acceptation sans réserve des présentes CGV.
Toute demande non mentionnée dans le devis accepté ne saurait engager Optim Office sans un accord écrit complémentaire.
Le devis accepté, les présentes CGV et les échanges validés par voie électronique (emails, signature électronique, fichiers numériques) font foi de l’accord contractuel entre les parties.
Toute modification demandée par le client après validation du devis pourra entraîner une facturation complémentaire ainsi qu’un ajustement des délais de réalisation.
Les prestations sont facturées sur la base d’un forfait convenu ou, à défaut, selon les modalités précisées dans le devis.
Article 4 – Paiement
Optim Office établit, dès réception de la commande, une facture en double exemplaire, dont un exemplaire sera délivré le jour même au client.
Les prix facturés sont ceux en vigueur au jour de l’enregistrement de la commande.
La factures comporte les mentions légales obligatoires conformément au Code de commerce (articles L. 441-9, L. 441-10 et D. 441-5).
Les factures sont émises et payables aux conditions énoncées dans le devis accepté et signé par le client. Le paiement est réalisé à l’ordre de « Optim Office», selon les modalités qui auront été définies avec le client.
Le client peut, au choix, effectuer son règlement par virement bancaire ou prélèvement SEPA.
Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.
En cas de défaut partiel ou total du paiement des prestations réalisées, le client devra verser une pénalité de retard égale à trois fois le taux de l’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € HT pour frais de recouvrement.
Ces pénalités courent de plein droit dès le lendemain de la date d’échéance, sans qu’aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire
En cas de retard ou de défaut de paiement, Optim Office se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations en cours et/ou de résilier le contrat aux torts du client.
Les paiements ne peuvent en aucun cas être suspendus ni faire l’objet d’une compensation sans l’accord écrit préalable d’Optim Office. Tout règlement reçu s’impute sur les sommes les plus anciennes dues par le client.
Article 5 – Exécution des prestations
Optim Office s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour réaliser les prestations de services convenues dans les délais indiqués au devis.
Sauf stipulation écrite contraire acceptée par Optim Office, les délais sont donnés à titre indicatif et ne constituent pas un engagement ferme. Le client ne pourra en aucun cas invoquer un dépassement de délai pour demander la résolution du contrat ou le versement de dommages et intérêts, sauf retard important directement imputable à une faute lourde d’Optim Office.
L’exécution des prestations suppose que le client ait respecté l’ensemble de ses obligations, notamment en matière de transmission des informations nécessaires et de paiement.
Les délais contractuels peuvent être suspendus de plein droit en cas de force majeure ou de tout événement indépendant de la volonté d’Optim Office ayant pour effet de retarder la réalisation de la prestation (ex. panne réseau, incident technique, indisponibilité d’un tiers, etc.). Dans ce cas, Optim Office informera le client dans les meilleurs délais.
Optim Office restitue les documents et travaux effectués pour le compte du client par les moyens convenus lors de l’acceptation du devis.
Article 6 – Obligations/ Responsabilité du client
Le client s’engage à fournir à Optim Office toutes les informations, documents et accès nécessaires à la bonne réalisation des prestations.
Il est seul responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la mise à jour des données transmises. Toute erreur, omission ou retard dans la transmission de ces éléments pouvant entraîner un décalage ou une impossibilité d’exécution ne pourra engager la responsabilité d’Optim Office.
Le client est également responsable de la protection de ses systèmes informatiques et de ses données contre tout risque d’intrusion, de virus ou d’attaque externe.
Le client garantit en outre que les informations et contenus communiqués à Optim Office ne portent pas atteinte aux droits de tiers (notamment en matière de propriété intellectuelle, de données personnelles ou de confidentialité).
Les coordonnées transmises lors de la commande engagent le client : en cas d’erreur dans le libellé des coordonnées, Optim Office ne saurait être tenu responsable de l’impossibilité de livrer les prestations.
Article 7 – Conditions spéciales
En cas de travaux d’importance, des conditions de facturation spécifiques pourront être appliquées.
Elles seront mentionnées sur le devis.
Article 8 – Livraison
Les frais d’expédition éventuels sont à la charge du client.
Les expéditions de documents par Optim Office voyagent aux risques et périls du destinataire qui doit sauvegarder ses droits vis-à-vis du transporteur quel qu’il soit en émettant notamment toutes réserves d’usage au moment de leur réception. Le client pourra, s’il y a lieu, émettre des réserves à réception des documents auprès d’Optim Office.
Article 9 – Contestation
Toute réclamation ou contestation concernant une facture ou une prestation devra alors être formulée, sous peine de déchéance, par courrier recommandé dans un délai de sept jours à compter de la livraison ou de la réception de la facture.
Passé ce délai, les prestations et factures livrés seront réputés conformes à la commande.
Article 10 – Résiliation
Toute résiliation, par l’une ou l’autre des parties, devra intervenir par courrier recommandé avec accusé de réception. En cas de résiliation par le client, les travaux déjà effectués restent dus et ne donneront lieu à aucun remboursement. Les acomptes ou règlements déjà perçus restent acquis à Optim Office.
En cas de résiliation pour manquement grave du client à ses obligations (notamment défaut de paiement), Optim Office pourra mettre fin au contrat de plein droit, sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts.
Article 11 – Responsabilité d’Optim Office
Optim Office s’engage à réaliser les prestations demandées avec diligence, en mobilisant les moyens nécessaires et les ressources appropriées.
La responsabilité d’Optim Office ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée et sera strictement limitée au montant total de la commande. Optim Office ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages indirects ou immatériels subis par le client, tels que perte de chiffre d’affaires, perte de chance, perte de données ou préjudice d’image.
Une fois la prestation terminée et transmise, Optim Office décline toute responsabilité pour les modifications ultérieures effectuées par le client ou par des tiers.
Optim Office ne saurait être tenu responsable des problèmes liés à d’éventuelles incompatibilités logicielles, conversions de fichiers, défaillances techniques ou dysfonctionnements liés au réseau Internet, échappant à son contrôle.
Enfin, Optim Office se réserve le droit de refuser ou d’interrompre une mission portant sur des contenus contraires aux bonnes mœurs, aux lois ou aux règlements en vigueur.
Article 13 – Révision des tarifs
Les tarifs des prestations d’Optim Office sont librement fixés et peuvent être révisés à tout moment.
Toutefois, les tarifs indiqués dans un devis accepté et signé par le client sont fermes et non révisables pendant toute la durée de validité du devis et de l’exécution de la prestation correspondante.
Les devis non encore validés sont valables 30 jours à compter de leur date d’émission. Passé ce délai, Optim Office se réserve la possibilité d’en modifier les conditions tarifaires.
Article 14 – Garanties
Optim Office garantit que les logiciels utilisés et les éléments créés et fournis dans le cadre des prestations sont licites et conformes aux règles en vigueur.
Le client reste seul responsable du contenu des publications qu’il demande à Optim Office de réaliser. À ce titre, il lui appartient d’obtenir toutes les autorisations nécessaires et de s’acquitter des droits éventuels liés à l’utilisation de textes, images, illustrations, photographies, logos ou tout autre élément protégé par des droits de propriété intellectuelle.
Le client garantit Optim Office contre toute réclamation ou action d’un tiers relative aux contenus qu’il fournit ou demande à utiliser dans le cadre des prestations.
Article 15 – Confidentialité
Optim Office s’engage à respecter la confidentialité de toutes les informations, documents et données communiqués par le client dans le cadre des prestations. Ces informations ne pourront être divulguées à des tiers sans l’accord écrit préalable du client, sauf obligation légale ou réglementaire.
Le nom, la raison sociale et/ou la nature des travaux réalisés pour le client ne pourront être utilisés comme référence qu’avec l’accord exprès de celui-ci.
Le client dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition concernant ses données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce droit peut être exercé en adressant un email à contact@optimoffice.fr
Optim Office s’engage à ne pas communiquer ces données à des tiers, en dehors des cas nécessaires à l’exécution des prestations.
Le client s’engage également à respecter les droits de propriété intellectuelle d’Optim Office et de ses partenaires, notamment en s’abstenant de reproduire, exploiter ou diffuser à titre professionnel, sans autorisation, le résultat des prestations fournies.
Article 16 – Réclamation et litige
En cas de difficulté ou d’insatisfaction concernant l’exécution d’une prestation, le client s’engage à contacter Optim Office afin qu’une solution amiable puisse être recherchée en priorité.
À défaut d’accord amiable, les présentes Conditions Générales de Vente sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution sera de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège social d’Optim Office, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.