Besoins administratifs : 3 situations courantes
Appui récurrent du quotidienCharge fluctuante et pics d’activitéProjets ponctuels et remises à niveau
- E-mails et agenda maîtrisés
- Documents et dossiers administratifs à jour
- Tableaux de bord et comptes rendus
- Clôtures, rentrées, événements
- Campagnes, lancements
- Renfort temporaire pour absorber le volume
- Rattrapage et remise à niveau de dossiers administratifs
- Nettoyage et structuration du CRM
- Classement, mise en place de processus
Nos services administratifs
| Organisation et coordination |
|
|---|---|
| Saisie, mise en forme et suivi des données |
|
| Communication et échanges |
|
| Gestion des fournisseurs |
|
| Classement et archivage |
|
Vous souhaitez déléguer la gestion administrative de vos ventes ?
Facturation clients, suivi des règlements et relances font l’objet d’un accompagnement dédié
→ Découvrez nos prestations d’administration des ventes externalisés
Ne gaspillez plus votre temps à exécuter des tâches que nous pouvons accomplir aussi bien à un coût moindre.
Questions les plus fréquentes
Repère simple (≈ 4 semaines) :
- 10 h ≈ 2,5 h/sem
- 20 h ≈ 5 h/sem
- 30 h ≈ 7,5 h/sem
Choisissez selon votre charge moyenne hebdomadaire et vos priorités : gestion des e-mails, coordination, suivi administratif, tableaux de bord ou gestion documentaire.
Basée à Toulon, l’EURL Optim Office délivre des services de secrétariat externalisé, en français et en anglais, destinés aux dirigeants et consultants partout en France et à l’international. L’implantation locale apporte une bonne connaissance du terrain ; l’organisation 100 % en ligne garantit réactivité, continuité de service et niveau d’exigence premium.
Oui. Changement de palier à la fin du mois pour le mois suivant. En cas de pic ponctuel : blocs additionnels +5 h / +10 h (réservés aux clients mensuels). Report à M+1 plafonné à 20 %
Crédit de 100 heures valable 12 mois pour projets ponctuels et périodes de surcharge. Planification sous 5 jours ouvrés, suivi du temps détaillé, bilan intermédiaire. Priorité standard. Pas de report au-delà de l’échéance.
Interlocutrice dédiée. Échanges via email / téléphone / visio. Tableau de suivi partagé et reporting hebdomadaire. Délai de réponse garanti sous 24 h ouvrées pour les forfaits mensuels.
Engagement de confidentialité, accès limités aux seules personnes impliquées, bonnes pratiques RGPD, sécurisation des outils et des partages d’accès.
Forfaits mensuels : engagement mensuel. Changement de palier en fin de mois pour application au mois suivant. Dépassements : au taux en vigueur, après accord (possibilité de blocs +5 h / +10 h).
Une assistante salariée apporte une présence intégrée au quotidien, mais ce modèle implique des coûts fixes importants et une gestion RH complète. Il devient pertinent seulement si le volume administratif reste stable et si la TPE dispose d’une capacité d’embauche suffisante.
Une assistante indépendante offre un soutien flexible, une expertise polyvalente et une facturation adaptée au travail réel. Les charges patronales, le matériel et les contraintes RH disparaissent. Cette solution convient aux TPE dont l’activité fluctue, dont les outils doivent être modernisés ou dont le dirigeant souhaite gagner du temps sur la gestion quotidienne.
L’externalisation améliore la continuité de service, la réactivité et la maîtrise du budget, ce qui renforce directement la performance administrative de la petite entreprise.