Moins d’administratif, moins de stress, plus de temps pour les missions stratégiques
Chaque dirigeant fait face au même paradoxe : se concentrer sur la stratégie, les clients et le développement tout en étant happé par les e-mails, les rendez-vous et les dossiers à préparer.
Aucun dirigeant n’a vocation à porter l’exécution seul.
Lorsque recruter n’est ni opportun, ni rentable, nos assistantes administratives à distance offrent, depuis plus de 15 ans, une alternative flexible : prise en charge fiable des tâches administratives, volume ajusté, démarrage rapide, procédures claires, continuité de service, délais tenus et coûts maîtrisés.
Objectif : plus de valeur créée, sans alourdir votre structure, grâce à un secrétariat à distance personnalisé, fiable et humain.
Besoins administratifs : 3 situations courantes
Appui récurrent du quotidienCharge fluctuante et pics d’activitéProjets ponctuels et remises à niveau
- E-mails et agenda maîtrisés
- Facturation et relances à jour
- Tableaux de bord et comptes rendus
- Clôtures, rentrées, événements
- Campagnes, lancements
- Renfort temporaire pour absorber le volume
- Rattrapage de factures et relances en retard
- Nettoyage et structuration du CRM
- Classement, mise en place de processus
Choisissez le forfait adapté à vos besoins
Bénéficiez d’une assistante dédiée pour tous vos besoins administratifs : saisie de données, organisation de déplacements, et bien plus encore. Expertise pointue, immédiatement opérationnelle, sans charges patronales, gestion RH et d’engagement à long terme. Des résultats mesurables
Forfaits mensuels
Suivi essentiel
530 €
HT/mois
Capacité réservée : 10 heures/mois
Tri d’e-mails, agenda, rappels, relances simples, mises à jour CRM et tableaux de suivi.
Back-office structuré
1 060 €
HT/mois
Capacité réservée : 20 heures/mois
Exécution quotidienne, facturation/relances, coordination légère, reporting hebdomadaire.
Opérationnel étendu
1 530 €
HT/mois
Capacité réservée : 30 heures/mois
Tableaux de bord, rituels hebdo, gestion de pics et priorisation renforcée.
Cadence soutenue
1 995 €
HT/mois
Capacité élargie : 40 heures/mois
SOP, indicateurs, continuité opérationnelle renforcée (revues, jalons, KPI spécifiques).
Règles de service – forfaits mensuels
- Interlocutrice dédiée, suivi du temps en continu, reporting hebdomadaire, confidentialité contractuelle.
- Priorité de traitement : délai de réponse garanti < 24 h ouvrées.
- Report : M+1 plafonné à 20 % du volume mensuel.
- Dépassements : au taux en vigueur, après accord écrit. Blocs additionnels +5 h / +10 h disponibles en cas de pic.
- Changement de palier : possible à la fin de chaque mois pour application au mois suivant.
Forfait annuel — Flexibilité sur 12 mois
5 000 €
HT/an
Crédit global : 100 heures
Idéal pour un renfort saisonnier, des projets à la demande et un soutien direct à vos équipes en place — sans recruter un·e salarié·e supplémentaire. Planification sous 5 jours ouvrés, time-tracking détaillé, bilan intermédiaire.
Forfait annuel — en bref
- Crédit d’heures sur 12 mois couvrant tâches administratives et marketing — idéal pour la saisonnalité et les pics ponctuels.
- Souplesse : pas d’heures minimales par période ; crédit utilisable selon le besoin, sans frais cachés.
- Délégation sans friction : nous affectons l’assistante virtuelle la plus adaptée, sans passer par des plateformes freelances.
- Productivité accrue : votre équipe se concentre sur le cœur de métier ; nous gérons l’administratif (comptabilité en ligne, e-mails, etc.).
Nos services administratifs
| Organisation et coordination |
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|---|---|
| Saisie, mise en forme et suivi des données |
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| Communication et échanges |
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| Suivi administratif |
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| Classement et archivage |
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Ne gaspillez plus votre temps à exécuter des tâches que nous pouvons accomplir aussi bien à un coût moindre.
Questions les plus fréquentes
Repère simple (≈ 4 semaines) : *
- 10 h ≈ 2,5 h/sem
- 20 h ≈ 5 h/sem
- 30 h ≈ 7,5 h/sem
- 40 h ≈ 10 h/sem.
Choisissez selon votre charge moyenne hebdomadaire et vos priorités (e-mails, facturation, coordination, reporting).
Basée à Toulon, l’EURL Optim Office délivre des services de secrétariat externalisé, en français et en anglais, destinés aux dirigeants et consultants partout en France et à l’international. L’implantation locale apporte une bonne connaissance du terrain ; l’organisation 100 % en ligne garantit réactivité, continuité de service et niveau d’exigence premium.
Oui. Changement de palier à la fin du mois pour le mois suivant. En cas de pic ponctuel : blocs additionnels +5 h / +10 h (réservés aux clients mensuels). Report à M+1 plafonné à 20 %
Crédit de 100 heures valable 12 mois pour projets ponctuels et périodes de surcharge. Planification sous 5 jours ouvrés, suivi du temps détaillé, bilan intermédiaire. Priorité standard. Pas de report au-delà de l’échéance.
Interlocutrice dédiée. Échanges via email / téléphone / visio. Tableau de suivi partagé et reporting hebdomadaire. Délai de réponse garanti sous 24 h ouvrées pour les forfaits mensuels.
Engagement de confidentialité, accès limités aux seules personnes impliquées, bonnes pratiques RGPD, sécurisation des outils et des partages d’accès.
Forfaits mensuels : engagement mensuel. Changement de palier en fin de mois pour application au mois suivant. Dépassements : au taux en vigueur, après accord (possibilité de blocs +5 h / +10 h).