Vous recherchez des services d’une assistante virtuelle (AV) mais ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider ! Engager une AV peut être une excellente solution pour optimiser votre fonctionnement. Mais comment trouver la candidate idéale pour répondre à vos besoins spécifiques ?
Dans ce nouvel article du blog, nous vous donnerons les conseils essentiels pour réussir votre coopération avec un prestataire de soutien administratif et commercial à distance. Nous vous guiderons à travers les étapes nécessaires pour trouver le candidat parfait pour votre structure.
Assistante virtuelle : définition
Une assistante virtuelle est un prestataire qui réalise à distance, via les outils du télétravail, un ensemble de prestations pour ses clients, quelle que soit leur localisation géographique.
Fondé en 2010 et installé à Toulon (83) depuis 2023, Optim Office délivre, en français comme en anglais, des services de
- secrétariat,
- retranscription audio et rédaction de PV de réunions,
- gestion de projets (organisation d’événements),
- administration des ventes et des achats,
- prise de rendez-vous qualifiés.
-> Découvrir nos prestations pour les associations dans le dernier article du blog sur le sujet
-> Connaître nos services en matière de prise de rendez-vous qualifiés
-> Recourir à nos prestations de transcription audio et rédaction de PV de réunions
-> Externaliser des tâches de secrétariat et assistance administrative.
Les avantages d’un partenariat avec une assistante virtuelle
Le recrutement d’un prestataire externe apporte de nombreux avantages, au premier rang desquels la flexibilité d’adapter votre main-d’œuvre à vos besoins. Si votre projet nécessite un soutien administratif, vous pouvez facilement engager un spécialiste pour la durée de celui-ci sur la base d’un simple contrat commercial.
Par ailleurs, vous profitez de nouveaux talents. une assistante virtuelle expérimentée a développé un ensemble de compétences. Elle a l’habitude de travailler avec plusieurs clients évoluant dans différents secteurs d’activité, ce qui lui permet de s’adapter, faire preuve de polyvalence et remplir les tâches externalisées de manière efficace et efficiente.
Enfin, l’embauche d’une AV vous permet d’accéder à des services immédiatement opérationnels.
Qualités à rechercher chez une assistante virtuelle
Il est essentiel de déterminer certaines qualités qui vous permettront de vous assurer que l’assistante virtuelle répondra à votre besoin.
D’où qu’elle travaille, votre AV doit posséder d’excellentes compétences organisationnelles. Son rôle est de veiller au bon déroulement des opérations dont vous lui avez confié la réalisation. De ce fait, elle doit avoir le sens du détail, savoir hiérarchiser les tâches et gérer son temps de manière efficace.
En outre, elle doit posséder de bonnes compétences en matière de communication. En effet, elle doit être capable de communiquer clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit, et interagir avec des clients et d’autres parties prenantes en votre nom.
Enfin, elle doit être en mesure d’accomplir des tâches sans supervision constante. Ce niveau d’autonomie est particulièrement important pour le travail à distance.
Déterminer vos besoins et vos exigences spécifiques
Avant de formuler des demande de des devis auprès d’assistantes virtuelles, il s’agit de préciser vos besoins et vos exigences spécifiques. Quelles sont les tâches pour lesquelles vous sollicitez de l’aide ? Recherchez-vous une personne avec une expérience dans un secteur particulier ? Comprendre vos besoins vous aidera à affiner votre recherche et trouver la bonne candidate.
Etablissez ensuite un cahier des charges qui détaillera les tâches que vous souhaitez externaliser, le volume de travail induit, les compétences et les qualifications spécifiques recherchées, les canaux de communication que vous souhaitez utiliser dans votre collaboration, la disponibilité et les délais de réponse. Avoir une idée claire de ce dont vous avez besoin rendra le processus de recrutement plus efficace et augmentera la probabilité de trouver la candidate « idéale ».
Evaluer les services des AV contactées
Commencez par examiner leur portfolio et les informations transmises par les prestataires que vous avez sollicités dans le cadre des demandes de devis.
Recherchez l’expérience, les compétences et les qualifications qui correspondent à vos exigences.
Pensez à demander des références. Cela vous donnera des indications précieuses sur leur éthique de travail, leur fiabilité et leur capacité à respecter les délais. En outre, vous pouvez leur demander de procéder à un test pour mieux évaluer leurs compétences et leurs aptitudes dans des domaines spécifiques.
Vérifiez aussi que votre budget soit en adéquation avec l’offre que vous envisagez de retenir.
Au cours du processus d’évaluation, il est également important de tenir compte de l’adéquation culturelle du candidat avec votre entreprise. Organisez un premier entretien pour évaluer sa personnalité, son style de communication et son professionnalisme. Cela vous aidera à déterminer si elle sera en mesure de bien travailler avec votre équipe et de s’aligner sur les valeurs de votre entreprise.
Intégrer l’assistante virtuelle à votre équipe
Une fois le contrat signé, il est temps d’intégrer votre prestataire dans votre équipe. Donnez-lui l’accès nécessaire aux outils, systèmes et ressources dont elle aura besoin pour accomplir ses tâches. Présentez-lui les membres clés de l’équipe et les parties prenantes afin de faciliter une collaboration efficace.
Communiquez régulièrement avec elle pour vous assurer qu’elle s’adapte bien à son rôle et pour répondre à toute difficulté ou préoccupation qu’elle pourrait avoir. Fournissez un retour d’information et des conseils pour les aider à améliorer leurs performances et à s’aligner sur les objectifs de votre entreprise.
Le recours aux services d’une assistante virtuelle vous aidera à gagner en flexibilité et en productivité.
Commencez votre recherche dès aujourd’hui et profitez des avantages qu’offre l’embauche d’une assistante virtuelle dans le Var (et partout ailleurs).
