La crise que nous traversons appelle à réinventer nos conditions de travail au quotidien. En l’espace de quelques semaines, le travail à distance est devenu une pratique courante en France. Certaines entreprises comme Optim Office en avaient déjà l’habitude. En effet, depuis 2010, nous proposons à distance des services d’office-manager en temps partagé pour les entreprises et les associations. Pour autant, ce n’est pas toujours évident d’organiser le travail à distance. Comment manager des équipes à distance ? Voici quelques conseils !
Le télétravail fait peur aux managers
Le travail à distance bouscule les habitudes de management. Il appelle en effet de nouvelles façons de travailler, le développement de compétences comportementales (« soft skills ») spécifiques et un management plus focalisé sur les objectifs. Aussi nourrit-il une crainte, celle des managers de perdre le contrôle sur leurs équipes.
Pourtant, un collaborateur engagé pour l’entreprise le sera tout autant en présentiel qu’à distance, qu’il soit à son domicile ou bien dans un espace de « coworking ». Aussi un manager n’a-t-il guère de crainte à avoir dès lors que ses équipes travaillent à distance régulièrement, à hauteur d’une journée ou deux journées par semaine.
Le télétravail peut même produire des gains de temps et de productivité pour l’entreprise. En effet, le collaborateur ne dépend pas des transports en commun. Il est moins stressé quand il se met devant son écran. Le taux d’absentéisme et de retard chute. Par ailleurs, loin de l’ambiance de « l’open space », il travaille dans les conditions qui lui conviennent et travaille mieux et plus efficacement.
Des règles précises pour que tout se passe bien
Vous vous apprêtez à pérenniser l’expérience du télétravail dans votre entreprise. Vous devez absolument définir des règles précises dès le départ. Des règles qui devront être suivies à la fois par le manager et par le collaborateur à distance.
1/ Le télétravail doit respecter un cadre précis et sans ambiguïté dans le temps. Ce sera deux jours par semaine, une semaine par mois, un jour sur deux… Vous et votre collaborateur devrez vous engager à être joignables sur des créneaux horaires précis. Lorsque votre collaborateur est en présentiel, il répond à des impératifs : réunions, rendez-vous, temps de concentration… Il n’est pas disponible à chaque instant. Lorsqu’il quitte le bureau, vous respectez sa vie privée. Lorsqu’il travaille à distance, c’est la même chose. Seul le lieu change.
2/ Vous devez absolument faire confiance à vos équipes. Ce n’est pas le bureau dans lequel il travaille qui va changer la donne. Si un de vos collaborateurs décide de « faire semblant de travailler », il ne se privera pas, même au bureau. A distance, acceptez de ne pas contrôler.
3/ N’abusez pas du téléphone. Lorsqu’il est au bureau, vous n’allez pas toutes les cinq minutes déranger votre collaborateur dans son bureau. En télétravail, c’est la même chose. Le téléphone ne doit servir que pour partager des informations urgentes ou importantes. Ce qui n’est ni urgent, ni important peut attendre ou faire l’objet d’un mail que votre collaborateur lira à froid.
4/ En découle le fait qu’il faut trouver une façon efficace de communiquer à distance sans polluer l’autre. Depuis une dizaine d’année, on entend parler de la digitalisation des entreprises. Le COVID-19 a permis d’accélérer le processus. Là où certains pensaient que le télétravail n’était pas possible. Il s’est imposé comme une loi universelle ou presque.
Pour pouvoir travailler à distance, vous devez naturellement adopter les outils adaptés pour :
- les réunions et les entretiens en ligne (Google Meet, Teams, Webex, Zoom, GoToMeeting, FreeConference Call, etc),
- les mails
- la messagerie instantanée (Slack…)
- la gestion de projet (Basecamp, Asana, Trello…)
- la relations clients (PipeDrive, Sellsy, SalesForce, HighRise…)
- la gestion de la comptabilité (Quickbooks, Freshbooks, Fred de la Compta,…)
- la gestion de la facturation
- la gestion de la paie et des congés
- le recrutement et l’onboarding (Welcome to the jungle, Payfit,
- le partage de documents (Office 365, Google Drive, Dropbox,…)
- la signature des documents (YouSign, Docusign, HelloSign…)
- les newsletters (Mailchimp, Mailjet, Mailerlite…)
- les sondages (Google Forms, JotForms, Survey Monkeys…)
- le graphisme (Canva, Photopea…)
5/ Enfin, n’oubliez pas d’organiser des temps d’équipe pour maintenir la cohésion de vos collaborateurs. Vous organiserez des réunions physiques dans le respect des gestes barrières ou à distance mais avec une présence obligatoire pour tous. Si c’est une réunion à distance, vous
organiserez le temps de parole de chacun et la façon de prendre la parole pour que chacun puisse s’exprimer et s’écouter.
Chez Optim Office, paradoxalement, nous observons ces changements d’un bon œil. En pleine crise, les entreprises, les salariés, ont montré au quotidien à quel point le travail à distance était une solution envisageable pour une partie des tâches au moins administratives. Le COVID-19 nous le prouve tous les jours : il est possible de faire confiance à quelqu’un alors qu’il n’est pas physiquement juste en face de nous. Pas de pointeuse, pourtant le travail et l’engagement reste les mêmes.
