Cet article aborde un autre aspect du partage d’agenda entre un professionnel et son assistante indépendante. Il montre comment importer facilement un calendrier Google dans Outlook 2016.
La gestion d’agenda figure au nombre des premières missions qu’un manager délègue rapidement dès lors qu’il bénéficie des services d’une assistante. En 2013, je rappelais comment confier à une assistante freelance la programmation de vos rendez-vous en utilisant l’application Agenda développée par Google.
Comment créer un agenda avec Google et le partager avec votre assistante freelance
Toutefois, tout le monde n’aime pas planifier des rendez-vous professionnels à partir de l’application Agenda de Google, lui préférant celle développée par Microsoft, qui offre davantage de fonctionnalités.
Importer dans Outlook 2016 un agenda hébergé par Google ne présente pas de difficulté. Il suffit de de copier l’adresse URL privée de votre Agenda Google avant de l’importer dans Outlook, en suivant la procédure décrite ci-dessous.
Connaître l’adresse URL privée de votre agenda dans Google
En premier lieu, vous devez connaître l’adresse URL privée associée à votre agenda dans Google.
Pour cela, vous pouvez procéder comme suit :
- Ouvrir votre compte de messagerie Google
- Ouvrir Agenda
- Afficher les paramètres de l’agenda comme suit :
La nouvelle page qui s’affiche fait apparaître trois onglets (Général, Agendas, Labos).
- Cliquer sur Agendas
- Sélectionner l’agenda dont vous souhaitez connaître l’adresse URL privée
- Cliquer sur le bouton vert ICAL (cf. image ci-dessous)
- Copier l’URL qui s’affiche
- Cliquer sur le bouton OK
Importer l’adresse URL privée dans Outlook 2016
Dès lors que vous avez copié l’adresse URL privée de l’agenda Google, vous allez pouvoir l’importer dans Outlook.
- Cliquer sur Paramètres de compte puis sur calendriers Internet et enfin sur Nouveau
- Dans Outlook, ouvrir Calendrier puis cliquer sur l’onglet Fichier. La page Informations sur le compte s’affiche.
- Dans le pop-up qui apparaît, coller l’URL de l’adresse privée de l’agenda Google et cliquer sur le bouton Ajouter
- Outlook vous demande alors de donner un nom à l’agenda que vous venez d’importer. Puis cliquer sur OK
Vous pouvez désormais accéder dans Outlook à l’agenda en cliquant sur l’icône Autres Calendriers.
Vous pouvez désormais utiliser l’agenda partagé en utilisant les fonctionnalités de Outllook 2016.
