Il y a moins d’un an, j’avais lancé l’idée auprès des clients d’Optim Office d’utiliser la signature électronique afin de simplifier le processus d’approbation des devis qui était appliqué depuis 2010. En effet, certains d’entre eux collaboraient avec notre entreprise depuis déjà plusieurs années et je ne pouvais m’empêcher de penser, dès lors qu’un nouveau devis leur était soumis pour approbation, qu’ils en avaient peut-être assez de devoir imprimer ce document pour le signer, puis le scanner et enfin nous le renvoyer… 🙁
Après quelques recherches, nous avons retenu les services de Yousign, start-up normande proposant des solutions de signature électronique simples, mobiles, sécurisées et légales.
De l’envoi du devis à la réception d’un code par SMS
Vous l’avez compris, l’objectif est de ne plus passer par le papier qui engendre énormément de coûts et de temps.
Lorsqu’Optim Office soumet un devis pour approbation, nous le téléchargeons au format PDF sur la plateforme Yousign. Le signataire reçoit un lien unique lui permettant de visualiser le document, et un code lui est alors envoyé par SMS pour qu’il puisse le signer.
Les modalités de signature électronique
Les signataires peuvent signer le document en quelques clics sans inscription.
Vous trouverez ci-dessous le mémo qui avait adressé à nos clients au moment du lancement de l’opération.
La notification de signature
Tout est automatisé. Lorsque le document est signé, chaque signataire en reçoit une copie au format PDF, qu’il peut alors archiver.
Si cette pratique, simple et rapide, de signer les devis depuis un ordinateur ou un terminal mobile a connu au sein de notre entreprise un démarrage timide, elle s’est notablement développée en 2015, pour s’étendre à la signature d’autres documents comme les contrats de partenariat.
