En 2014, les clients d’Optim Office sont des entreprises et des indépendants, majoritairement basés sur le territoire national, qui nous demandent d’être un partenaire en mesure de les accompagner dans la bonne marche de leur activité, en prenant en charge des travaux de support dans lesquels ils n’ont ni le temps, ni l’intérêt de s’investir.
L’externalisation de tâches de support présente pour eux de nombreux intérêts, en particulier celui d’intégrer au sein de leur structure de nouvelles compétences, sans les contraintes liées à l’embauche d’un salarié.
Si les travaux dont ils nous confient la réalisation peuvent être classés en trois catégories (répétitifs, spécialisés, experts), ils relèvent essentiellement des domaines suivants.
Administration des ventes (ADV)
Optim Office intervient dans la partie administrative et commerciale du cycle de vente de ses clients.
- l’établissement des factures vente et factures notes de frais, sur la base d’un modèle transmis par chaque client et d’instructions qu’il nous transmet par courrier électronique ;
- la transmission par email aux client des factures en vue de leur validation avant leur expédition aux destinataires ;
- l’expédition des factures, par mail ou voie postale, à leur destinataire ;
- l’interface avec le comptable du client ;
- l’archivage électronique des factures ventes.
Administration des achats
On retrouve dans ce domaine la réalisation des travaux suivants :
- la préparation des contrats fournisseurs, sur la base d’un modèle et d’instructions transmis par le client
- la transmission, pour validation, des contrats au client
- l’envoi par mail des contrats aux sous-traitants,
- la formulation de demandes d’achat sur la base des contrats signés transmis par les sous-traitants,
- la transmission aux sous-traitants des bons de commande en vue de la facturation de leur prestation
- l’enregistrement des factures fournisseurs ;
- l’archivage des contrats.
Assistance commerciale
Les tâches commerciales déléguées sont étendues. Celles relatives à la prospection commerciale – réalisée sur la base de demandes de rendez-vous formulées par email – et la prise de rendez-vous, restent les plus demandées.
Télésecrétariat
La dactylographie de documents arrive, encore cette année, en première position des travaux de secrétariat qui nous sont confiés, suivie de la mise en forme de présentations Powerpoint.
Retranscription audio
Nous sommes saisis pour la retranscription écrite d’interviews ou de réunions organisées en majeure partie en français. Nous prenons également en charge les retranscriptions en anglais.
