Google propose de très nombreux outils gratuits qui peuvent être utilisés à des fins privées et/ou professionnelles.
En dehors de la messagerie Gmail, qui permet d’envoyer des emails et d’en recevoir, de Drive (espace de stockage et de partage de documents) et de produits destinés notamment à l’amélioration des sites Internet, vous pouvez créer un agenda et le partager avec un tiers, en particulier votre télésecrétaire indépendante, si vous lui confiez la prise et la confirmation de rendez-vous.
I – Comment créer votre agenda Google en quelques clics
Avant de pouvoir utiliser votre agenda, vous devez détenir une adresse gmail à laquelle sera associé un mot de passe. Pour créer cette adresse, rendez-vous ici et suivez la procédure indiquée.
Une fois le compte créé et après vous y être connecté(e), cliquez sur Agenda.
Ensuite, paramétrez cet agenda en cliquant sur le petit écrou gris situé en haut à gauche de votre écran, comme sur l’image ci-dessous.
Précisez alors la langue par défaut, votre fuseau horaire, les format de date et d’heure, etc.
II – Comment partager votre agenda avec votre prestataire de secrétariat
Pour que votre secrétaire indépendante puisse avoir accès à votre agenda et l’utiliser, vous devez au préalable indiquer à Google Agenda que l’espace nouvellement créé sera utilisé par une tierce personne, qui pourra y accéder après que vous lui ayez envoyé une invitation par e-mail.
Voici comment procéder :
- Dans la liste des agendas située sur la partie gauche de la page Agenda, cliquez sur la flèche déroulante positionnée à droite de l’agenda de votre choix.
- Sélectionnez Partager cet agenda.
- Indiquez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager votre agenda.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez le niveau d’autorisation voulu, puis cliquez sur Ajouter. La personne sélectionnée recevra un e-mail l’invitant à consulter votre agenda.
- Cliquer sur Enregistrer.
