Vous aider à vous recentrer sur vos priorités
00 33 (0)9 51 91 39 01

Optim Office, des solutions d’assistance personnalisées

Les services d’une assistante indépendante s’adressent aux professionnels qui souhaitent optimiser leur fonctionnement en disposant, sur la base d’un contrat commercial, d’une assistance personnalisée en matière de gestion administrative et commerciale, administration des ventes (ADV), soutien web-marketing et secrétariat.

Les entreprises et indépendants qui sollicitent Optim Office expriment en général des besoins de support sur le long terme. Mais nous sommes aussi parfaitement en mesure de répondre à des projets uniques. Nous observons d’ailleurs, sur le premier semestre 2013, un accroissement significatif des demandes de devis se rapportant à des missions de soutien ponctuelles.

les services de gestion et télésecrétariat délivrés par l'entreprise Optim Office

Les besoins de support récurrents

Les tâches de support hebdomadaires que nous réalisons, en français comme en anglais, relèvent essentiellement de la gestion administrative et commerciale, de l’ADV et du secrétariat.

Dans ce cadre, notre plus ancien client constitue une PME de conseil en innovation avec laquelle nous collaborons à distance depuis 2010, année de création d’Optim Office.  Les tâches externalisées portent aujourd’hui sur la  gestion d’agenda du dirigeant et  l’assistance commerciale ; elles représentent un volume de travail hebdomadaire d’une journée. Les échanges avec ce client basé dans Les Hauts-de-Seine se font par mails.

Par ailleurs, nous délivrons,  depuis l’année 2011, des services sur mesure auprès d’une entreprise de conseil en management basée à Paris. Il s’agit essentiellement de la réalisation des travaux suivants :

  • préparation des déplacements  (réservation des vols aériens, hôtels),
  • gestion des factures clients (saisie – envoi – suivi – relance),
  • interface avec le comptable.

L’ensemble des travaux, qui nécessitent méthode et organisation, est réalisé là aussi à distance, via les outils du télétravail.

Nous assurons – toujours à distance –  des missions de pré-comptabilité (rapprochement bancaire, saisie des factures achats et justificatifs de frais) auprès d’un entrepreneur individuel évoluant dans le  e-commerce.

Depuis janvier 2012, nous travaillons, à raison de deux jours par semaine, pour une société de services informatiques,  située dans le Val d’Oise. Les missions comportent notamment la gestion des contrats de sous-traitance, l’établissement de demandes d’achat et le suivi des règlements de factures fournisseurs.

En juin 2012, nous avons entamé une collaboration avec une entreprise du  BTP dont le siège social se trouve en Alsace. L’agence de Paris délègue la saisie et la mise en forme, sous Excel et Word, de compte-rendus de réunions de chantier.  Ces travaux de télésecrétariat représentent environ un volume d’activité d’une demi-journée par semaine.

Les besoins dans le cadre d’un projet unique

Certains professionnels expriment  des besoins d’assistance ponctuels. Il peut s’agir de mettre en forme ou relire un rapport d’audit,  mettre à jour une base de données,  réaliser la transcription écrite d’une réunion ou d’une interview, mettre en forme une présentation Powerpoint,  ou encore réaliser un projet web-marketing spécifique. Nous venons, à ce titre, d’achever la refonte d’un site web,  qui sera en ligne dans le courant du mois de juillet. Je consacrerai  bientôt un article sur ce blog pour présenter ce projet web-marketing qui nous a passionné.

Qu’ils soient récurrents ou uniques, les travaux dont vous nous confiez la réalisation sont traités avec la même rigueur, dans le respect de vos instructions et vos délais.

 

Nous contacter

contact@optimoffice.fr
+33 (0)9 51 91 39 01
128 rue des Grands Champs
75020 Paris