L’externalisation de certaines tâches auprès d’une entreprise de télésecrétariat constitue un excellent moyen de gagner en productivité et en flexibilité, dans les charges et les contraintes liés à l’embauche d’un salarié, même à temps partiel. Mais avant d’arrêter un choix sur un prestataire de services, il apparaît indispensable de réunir au préalable un certain nombre d’éléments d’information le concernant. J’en ai identifié cinq.
I – L’identification SIRET
Vous avez sélectionné quelques prestataires proposant des services de secrétariat à distance, pour une éventuelle collaboration dans le cadre de votre projet d’externalisation. Félicitations, c’est déjà un très bon point ! Il convient désormais de passer à l’étape suivante et vérifier que ces professionnels sont identifiés et que leur structure est juridiquement reconnue.
Pour cela, vous pouvez vérifier leur numéro de SIRET sur l’un des sites suivants :
- Verif.com (répertorie aussi bien les sociétés que les professionnels installés en entreprise individuelle)
- Societe.com (uniquement pour les sociétés immatriculées auprès du Registre du Commerce et des Sociétés)
- Infogreffe (uniquement pour les sociétés immatriculées auprès du Registre du Commerce et des Sociétés)
II – Quid de l’assurance ?
Il ne faut pas hésiter à solliciter auprès de l’entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler les coordonnées de son assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP).
Nul n’est à l’abri d’un accident dans le cadre d’une prestation définie. C’est la raison pour laquelle vous êtes en droit d’obtenir toutes les garanties nécessaires en cas de préjudice subi. Une télésecrétaire indépendante, en tant que prestataire de services, a l’obligation légale de réparer tout préjudice causé à autrui.
III – L’adéquation entre vos besoins et les compétences recherchées
Un des atouts majeurs d’un secrétaire indépendante exerçant son activité en télétravail est certainement sa grande polyvalence. Mais cela ne doit pas vous empêcher de vérifier qu’elle saura répondre spécifiquement à vos besoins.
Exprimez clairement, au moment de l’élaboration du devis, vos besoins ainsi que vos attentes. Interrogez aussi votre prestataire sur son parcours professionnel et ses domaines d’expertises.
IV – Disponibilité
Un projet d’externalisation peut se dérouler aussi bien sur quelques heures que sur une plus longue période de temps. Quelle que soit sa durée, assurez-vous que votre prestataire de services de secrétariat soit en capacité de mener les travaux externalisés dans les délais qui sont les vôtres. Pour éviter toute mauvaise surprise, vérifiez que la date de livraison (ou, le cas échéant, délai de livraison ) des prestations soit bien spécifié(e) dans le devis, soumis à votre approbation.
V – L’équipement
Les compétences, la disponibilité et l’efficacité sont des facteurs extrêmement importants dans le bon déroulement de la collaboration avec votre assistante freelance. Mais un autre facteur ne doit surtout pas être négligé : l’équipement informatique de cette dernière.
Votre prestataire dispose-t-il de matériels informatiques et logiciels adaptés pour réaliser les missions que vous envisagez de lui confier ? Ces équipements sont-ils compatibles avec les vôtres ? Et sont-ils en pleine conformité au regard de la loi (notamment pour les logiciels qui doivent être sous licence fabricant) ?
La vérification de ces 5 éléments d’information ne prend au final que peu de temps et vous permet d’affiner votre choix sur le prestataire de services auprès duquel vous pourrez confier, en toute sérénité, tout ou partie de votre secrétariat.
