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Comment externaliser des travaux à un prestataire de services administratifs

Depuis 2010, de nombreux articles ont été publiés sur ce blog exposant les bénéfices de l’externalisation de tâches à un prestataire de services administratifs. Débordés, de nombreux dirigeants et managers souhaiteraient en effet profiter, à raison de quelques heures par mois, d’une aide administrative mais certains hésitent parfois à déléguer, ne sachant pas par où commencer.

 

Comment externaliser des travaux à un prestataire de services administratifs

I – Préparer sa collaboration avec un prestataire de services administratifs

1.1 –  Identifier les tâches administratives à déléguer

Que vous exerciez des responsabilités au sein d’une entreprise ou d’une association, vous devez en premier lieu, avant même de solliciter un devis auprès d’un prestataire de soutien administratif,  lister les travaux que vous envisagez d’externaliser.

1.1.1 – Illustration de tâches qu’une association peut externaliser à Optim Office

En réponse à la demande des  associations, à la recherche un prestataire de services administratifs  pour soulager les membres du conseil d’administration et les équipes de bénévoles sur des travaux de secrétariat et support, Optim Office propose un ensemble de prestations personnalisées, telles que :

Courrier Arrivée

  • Scan du courrier « arrivée » et diffusion pour action aux personnes concernées

 

Courrier départ :

  • Rédaction, mise en forme et expédition du courrier

 

Gestion de boîte email :

  • Rédaction et envoi email aux membres du CA, adhérents, fournisseurs,… en réponse à leurs demandes (adhésion, renouvellement des adhésions, référencement dans les annuaires, attestations & factures, inscription à des stages, colloques….)
  • Diffusion d’e-mailing à destination des adhérents

 

Demandes d’adhésion

  • Traitement des demandes d’adhésion selon un process validé par vous
  • Expédition du chèque au comptable de l’ association
  • Génération de l’attestation d’adhésion et de la facture avant leur transmission à l’adhérent
  • Mise à jour de l’annuaire des adhérents
  • Mise à jour du tableau des cotisations

 

Renouvellement des adhésions

  • Génération des formulaires d’adhésion pré-complétés
  • Réception et traitement des dossiers de renouvellement d’adhésion
  • Transmission au comptable des  chèques et avis d’opération bancaire réceptionnés
  • Suivi des encaissements
  • Génération des attestations et factures
  • Rédaction et envoi email aux adhérents transmettant leur attestation et leur facture

 

Facturation diverses

  • adhésions,
  • renouvellement d’adhésion,
  • stages, etc.

 

Autres :

  • Archivage électronique
  • Inscriptions aux stages
  • Qualification de fichiers
  • Rédaction de comptes rendus de réunion
  • Préparation de l’assemblée générale : Envoi mailing aux adhérents, enregistrement des participants, enregistrement des bons pour pouvoir, enregistrement des candidatures (renouvellement de CA), préparation de la liste d’émargement

1.1.2 – Illustration de tâches qu’une entreprise peut externaliser à Optim Office

 

  • Préparation de colloques, séminaires, ateliers
  • Prise de rendez-vous
  • Administration des ventes (facturation clients)
  • Mise en forme de documents
  • Rédaction de comptes rendus de réunion
  • Administration des achats, relations fournisseurs
  • Retranscription écrite d’enregistrement audio

1.2 –  Evaluer le temps consacré à l’accomplissement des tâches 

 Après avoir identifié les travaux de soutien administratif à déléguer, il s’agit ensuite d’évaluer le temps consacré à l’accomplissement de ces tâches.  Car c’est sur la base de la liste des travaux et du volume de travail représenté que le prestataire que vous contacterez sera en capacité de vous soumettre une offre commerciale répondant à vos besoins.

 

II – Contacter un prestataire de soutien administratif

Vous avez la possibilité de contacter Optim Office par téléphone, par email ou en remplissant le formulaire en ligne.

A réception de votre demande, Optim Office organise un échange téléphonique afin de préciser votre projet avec le maximum de détails. A l’issue de cet entretien, vous recevez un devis détaillé encadrant les prestations que nous proposons de développer pour répondre à vos besoins spécifiques.

Si les dispositions du devis vous conviennent, il vous suffit de le retourner par voie électronique signé, daté et revêtu de votre bon pour accord.

 

III – Modalités de réalisation des prestations

Quelle que soit leur localisation géographique, les entreprises et les associations peuvent faire appel aux services d’Optim Office aussi bien pour un accompagnement administratif dans la durée que ponctuellement dans le cadre d’un projet unique. Dans la première situation, nos prestations sont délivrées essentiellement sur la base de forfaits ou d’achats de crédits-temps, dans la seconde sur la base d’un devis encadrant la prestation.

Les forfaits sont proposés pour des projets impliquant la réalisation, chaque mois, d’un ensemble limité de prestations clairement définies (ex. administration des ventes, prise de rendez-vous)

L’achat de crédits-temps répond aux besoins de ceux qui souhaitent bénéficier d’un secrétariat externalisé comportant des tâches et un volume de travail pouvant fluctuer d’un mois sur l’autre.

Dans toutes les situations, Optim Office s’investit dans les travaux qui lui sont externalisés avec l’objectif d’assurer un service de la plus grande qualité possible au bénéfice de ses clients.

Nous contacter

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128 rue des Grands Champs
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