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Connaissez-vous les étapes de réalisation à distance de présentations Powerpoint ?

Encore très utilisées par les entreprises en France, les présentations Powerpoint (PPT) figurent au nombre des tâches de secrétariat qu’un manager peut vouloir externaliser auprès d’une prestataire de services de télésecrétariat.
La mise en forme de présentations PPT, qu’Optim Office prend en charge depuis sa création en 2010, revêt un caractère différent selon que le travail se déroule sur site ou à distance.

Dans la situation où le client et le prestataire de services se trouvent géographiquement éloignés, il apparaît impératif d’adopter, pour la bonne réalisation de la mission,  un processus dont les grandes lignes sont rappelées ci-dessous.

Réalisation-à-distance-de-présentations-powerpoint

Transmission du fichier PPT et des instructions de mise en forme

Le client transmet par mail à Optim Office les diapositives à amender (ou à créer à partir d’un modèle) ainsi que les instructions de mise en forme et la date de livraison souhaitée.

Etablissement d’un devis 

Sur la base des informations transmises par le client, Optim Office établit un devis tenant compte :

  • du volume des travaux
  • de la complexité des travaux 
  • de l’urgence des travaux.

Approbation du devis 

Si les dispositions du devis lui conviennent, le client adresse par mail à Optim Office le devis approuvé, assorti d’un acompte.

Organisation d’un échange téléphonique

Le client et Optim Office organisent un échange téléphonique pour s’assurer que chacun se trouve en phase sur les objectifs de mise en forme.

Démarrage du travail de mise en forme

Optim Office entame le travail de mise en forme des « slides » (diapositives), dans la limite du temps arrêté avec le client (généralement la moitié de la commande).

Transmission du travail réalisé à mi-parcours

Optim Office transmet au client le travail de mise en forme réalisé dans le temps défini au préalable avec lui.

Organisation d’un échange téléphonique

Le client et Optim Office organisent un échange sur la base du travail réalisé.

Poursuite et fin des travaux

Optim Office poursuit et termine la mission de mise en forme des documents, à hauteur du temps restant sur la commande (pour les projets important des échanges supplémentaires client/Optim Office peuvent être organisés).

Livraison et facturation

Optim Office adresse au client, à la date arrêtée dans le devis, la présentation Powerpoint ainsi que la facture de la prestation.

Nous nous tenons à votre disposition pour répondre aux questions que vous souhaiteriez poser concernant les services de mise en forme de présentations Powerpoint.

 

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